Un nuovo onere per le PMI - Il Sole 24 Ore del 28/12/2021

 

In allegato la lettera aperta pubblicata in data odierna su Il Sole 24 Ore.

 

Dal 1° gennaio 2022, scatterà per tutte le imprese, pubbliche e private, l'obbligo dell'utilizzo esclusivo e obbligatorio delle nuove Linee Guida per l'impiego dei sistemi di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, predisposte dall'AgID, l'Agenzia per l'Italia Digitale.

 

 

Nate con l'obiettivo di semplificare la gestione complessiva dei diversi e numerosi decreti presidenziali, queste nuove Linee Guida aumentano, in modo quasi esponenziale, il numero e la tipologia dei "metadati" necessari e richiesti per ottemperare sempre più ai principi di interoperabilità, trasparenza e conoscenza approfondita del contesto documentale.

L'adeguamento alla nuova struttura delle Linee Guida, soprattutto e in particolare per le piccole e medie imprese italiane, comporterà importanti e costosi interventi sulle procedure software attualmente in uso.
AssoSoftware, l'Associazione imprenditoriale che riunisce i produttori italiani di software gestionali e fiscali, esprime il suo apprezzamento per la standardizzazione delle regole operative con cui realizzare il processo di creazione dei documenti informatici e della loro conservazione nell'ambito delle procedure utilizzate dagli uffici della Pubblica Amministrazione.

Tuttavia, sottolinea con forza che la complessità e la numerosità dei software gestionali e dei processi documentali, attualmente in uso nel contesto Privato, rendono per le PMI, impossibile, se non con costi davvero insostenibili, intervenire, direttamente e nei tempi indicati, nella elaborazione e nella gestione dei documenti informatici così come richiesti dalle nuove Linee Guida. Si tratta, oltretutto, di informazioni (i cd. metadati) pensate prevalentemente per i documenti trattati dalla Pubblica Amministrazione e che mal si prestano a descrivere i documenti nell'ambito privato, e di cui soprattutto non si percepiscono i benefici per le imprese. Le imprese saranno infatti costrette ad aggiungere a ogni documento informatico da inviare ai sistemi di conservazione ben 18 metadati, mentre il precedente DPCM del 3 dicembre 2013 ne prevedeva l'obbligatorietà di soli 5. Un impegno dispendioso non solo per il tempo e le procedure necessarie all'adempimento, ma anche molto oneroso in quanto richiede interventi strutturali sui software gestionali attualmente in uso. Attività che, tra l'altro, liberando le PMI dalla diretta obbligatorietà di farlo, potrebbe invece essere facilmente svolta da altri soggetti (provider e conservatori). Fermo poi restando che l'attività di metadatazione e la conservazione digitale dei documenti ai fini fiscali e civilistici avviene oramai da molti anni e senza particolari difficoltà, sia in termini di lettura che di interoperabilità tra i vari sistemi. Il 1° gennaio è ormai alle porte, e molto probabilmente saranno moltissime le PMI non in grado di ottemperare per tempo all'obbligatorietà prevista dalle Linee Guida di AgID.

AssoSoftware, ha chiesto e chiede alle Autorità competenti di valutare la possibilità di concedere una proroga di almeno 12 mesi sugli obblighi di adeguamento dei sistemi gestionali, limitatamente alle società che operano nel settore privato delle imprese e del mondo dei professionisti per aver modo di verificare un possibile ed auspicato intervento complessivo e ragionato sui metadati, finalizzato ad identificare quelli più utili e necessari per i documenti trattati dai privati.