Fatturazione elettronica, è l’ora

Una «NewCo», che verrà costituita con atto notarile entro il mese di aprile e il cui nome sarà scelto a giorni tramite un sondaggio tra le aziende associate ad Assosoftware, gestirà l’infrastruttura tecnologica dell’Hub collaborativo che consentirà ai clienti delle software house – in particolare alle aziende e ai liberi professionisti, ma anche ai commercialisti, alle associazioni di categoria e ai Caf da una parte di gestire al meglio l’obbligo della fatturazione elettronica verso la Pubblica amministrazione (P.a.) in vigore dal prossimo 6 giugno, dall’altra di dotare il sistema paese di un unico punto di accesso in grado di mettere in contatto tutti i fornitori con i propri clienti, in uno scenario totalmente integrato a livello nazionale.

Assosoftware si è infatti fatta promotrice di un’iniziativa consortile, finanziata da un nucleo di produttori a cui parteciperà anche l’Associazione come elemento di garanzia e di cooperazione per tutti gli associati, per la creazione di una piattaforma centralizzata finalizzata a gestire lo scambio di fatture, sia tra le imprese (B2B) che verso la P.a. (B2G).

Si tratta di un progetto a lungo valutato che ora, grazie anche alla spinta data dall’obbligo di fatturazione elettronica verso la P.a., può trovare finalmente quegli elementi di certezza che ne permettono la realizzazione.

L’obiettivo ambizioso è quello di creare un Hub collaborativo, ovvero un concentratore unico a livello nazionale, al servizio dei clienti delle software house associate, in grado di raccogliere i documenti emessi dai vari software gestionali e di trasmetterli in modo trasparente e integrato direttamente ai sistemi contabili dei destinatari.

Un sistema che consentirà non solo di rendere immediati e totalmente automatizzati i processi di fatturazione tra le aziende, ma che fornirà anche la possibilità di integrare e riconciliare ordini, fatture, scadenze ecc., indipendentemente dal software gestionale utilizzato. Qualora lo si desideri, permetterà di utilizzare – tramite corporate banking – strumenti di pagamento, nonché servizi finanziari quali l’anticipo sulle fatture emesse, in modo semplice ed automatizzato grazie alle implicite garanzie che un siffatto sistema offre all’istituto erogante.

Il tutto arricchito da servizi di tracciatura degli invii e degli esiti, di verifica e disputa del contenuto dei documenti e infine, se desiderato, di conservazione sostitutiva.

Tempi troppo ristretti? Sicuramente sì, ma in ogni caso va detto che il sistema esiste già ed è funzionante, essendo stato realizzato dal partner tecnologico che fornirà l’infrastruttura alla «NewCo».

La piattaforma sarà a disposizione di tutte le software house associate ad Assosoftware e dei loro clienti e il progetto ha l’ambizione di diventare uno riferimento importante per la diffusione della fatturazione elettronica nell’intero paese.

A seguire un vademecum delle novità che ci attendono oramai a breve, per non farci cogliere impreparati da questa una vera e propria rivoluzione dei processi gestionali amministrativi.

L’obbligo di emissione della fattura elettronica verso la P.a. Sono 18 mila le pubbliche amministrazioni che già dal prossimo 6 giugno 2014 non potranno più accettare le fatture in forma cartacea (né trasmesse in Pdf) e che dal 6 settembre 2014 non potranno procedere al pagamento dei propri fornitori, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica. Per le altre P.a. il termine per l’adeguamento è il 6 giugno 2015.

Va ricordato, infatti, che delle 5 milioni di imprese italiane, circa 2 milioni sono fornitrici di P.a., mentre il volume delle fatture scambiate è circa 60 milioni l’anno per un importo di oltre 135 miliardi di euro. Dunque la novità interesserà circa 4 imprese su 10, di qualsiasi dimensione, e saranno interessati dalla novità anche i professionisti che effettuano consulenze ed erogano servizi emettendo fattura con la propria posizione Iva.

La normativa è già completa da tempo e anche il sistema di intercambio (di seguito Sdi) di Sogei è operativo da oltre un anno e molte software house hanno già concluso la fase di sperimentazione con la trasmissione delle fatture in formato Xml firmate con firma digitale (di solito smart card o dispositivo Usb), per cui non sono ipotizzabili ulteriori ritardi per l’avvio dell’obbligo.

Esistono, in estrema sintesi due possibili approcci per affrontare il problema.

Il primo consiste nell’adottare una soluzione «in economia» che prevede che l’azienda o il professionista, in veste di fornitore:

– utilizzi il proprio software gestionale (o uno specifico tool) oppure ancora si faccia predisporre la fattura in formato Xml dal proprio commercialista, qualora non disponga di uno strumento idoneo;

– firmi digitalmente la fattura Xml tramite la propria smart cart o il dispositivo di firma Usb;

– trasmetta la fattura Xml firmata all’Sdi di Sogei tramite la propria Pec o con un altro sistema di trasmissione tra quelli disponibili (che però, a differenza della Pec, richiede il preventivo accredito);

– attui la conservazione sostitutiva (obbligatoria per le fatture elettroniche) entro i termini di legge, attualmente entro 15 giorni dall’emissione, termine che a breve dovrebbe diventare annuale.

Il secondo approccio è quello di sposare una soluzione «integrata» nei software gestionali, quelle che utilizzeranno l’Hub Assosoftware prevedono:

– l’emissione automatica della fattura in formato Xml qualora il cliente sia una P.a.;

– l’apposizione contestuale della firma digitale alla fattura Xml;

– la trasmissione diretta all’Sdi di Sogei, nonché la successiva consultazione automatica delle ricevute.

Su richiesta si potranno successivamente attivare anche i seguenti servizi:

– l’emissione della fattura tramite l’intermediario o soggetto terzo emittente, che potrà apporre la firma elettronica in luogo del cedente;

– la gestione dei pagamenti delle fatture (circuito Cbi o MyBank);

– la riconciliazione tra fatture e documenti collegati (ordini, bolle ecc.);

– la riconciliazione tra fatture e pagamenti;

– la postalizzazione cartacea (Postel ecc.);

– la postalizzazione elettronica (mail ecc.);

– l’archiviazione documentale e la conservazione sostitutiva.

Le suddette funzionalità saranno:

– profilabili da parte di ciascuna software house, che potrà attivare anche solo alcuni servizi ai propri clienti;

– disponibili in modalità interattiva tramite browser oppure in modalità totalmente trasparente tramite web services dall’interno del proprio software gestionale.