di Fabio Giordano, Comitato Tecnico AssoSoftware

 

Tra le novità più interessanti in tema di semplificazioni all’esame del Parlamento, fra quelle contenute nella proposta di legge sulle misure di semplificazione fiscale e di riduzione degli oneri amministrativi a carico dei contribuenti (atto Camera 1074 ), vi è l’estensione a tutti i registri contabili tenuti in via meccanizzata o elettronica, della possibilità di effettuare la stampa cartacea degli stessi, soltanto all’atto del controllo e su richiesta dell’organo procedente.

Tale possibilità è attualmente limitata ai soli registri Iva degli acquisti e delle vendite, mentre non sono contemplati tutti gli altri registri contabili, neppure ad esempio il registro Iva dei corrispettivi.

Prendiamo spunto da questa possibile – quanto auspicabile – novità in tema di semplificazioni, per provare a fare qualche ragionamento sulla compilazione dei registri contabili, qualora questi siano tenuti con l’ausilio di strumenti informatici, in via meccanizzata o elettronica.

La «costruzione» dei registri
Partiamo con un esempio, riferito a una delle possibili modalità che possono essere adottate dai software gestionali, per esporre le liquidazioni Iva mensili o trimestrali all’interno del registro Iva delle vendite.

Quella che ipotizziamo a seguire non è – a nostro avviso – la migliore soluzione dal punto di vista della chiarezza espositiva, ma ci serve esclusivamente per comprendere alcuni concetti importanti, utili a capire che vi può essere una sostanziale differenza tra compilazione manuale dei registri e produzione degli stessi con sistemi meccanografici.

Supponiamo che venga adottata, per il registro Iva delle fatture emesse, una logica espositiva – sia a livello di stampa su carta che di conservazione digitale – che preveda:
•per primo, l’elenco completo delle fatture emesse registrate dei mesi da 1 a 12, con numerazione delle pagine del registro da 1 a «n»;
•a seguire, tutte le liquidazioni Iva dei mesi da 1 a 12, con numerazione delle pagine da «n+1» in avanti fino alla fine del registro.

In altre parole il registro verrebbe assemblato in due blocchi, il primo con tutte le fatture dell’anno e il secondo con tutte le relative liquidazioni. Il che potrebbe evidenziare una possibile non corretta sequenza cronologica nella registrazione delle operazioni.
In tale circostanza la preoccupazione potrebbe riguardare il possibile rilievo che un ente verificatore potrebbe fare, contestando il fatto che se il registro fosse stato compilato manualmente su carta, mese per mese, da gennaio a dicembre, ne sarebbe risultato un registro “assemblato” cronologicamente, su base mensile, con l’esposizione prima dell’elenco completo delle fatture emesse registrate nel mese e subito a seguire della relativa liquidazione Iva.

La domanda che a questo punto sorge spontanea è se sia corretta o meno l’esposizione proposta nell’esempio. La risposta è sicuramente affermativa. Se infatti è certamente possibile affermare che nel caso di compilazione manuale, la modalità sopra descritta di tenuta del registro delle fatture emesse sottintende sicuramente una non corretta sequenza cronologica nella registrazione delle operazioni, la tenuta con sistemi meccanografici – pur nel rispetto dei corretti criteri cronologici – è invece soggetta a regole diverse e specifiche rispetto a quelle che si applicano nel caso di tenuta manuale, a cui non è sempre del tutto opportuno far riferimento.

Ciò in quanto il registro non viene materialmente «prodotto» mese per mese, ma è invece «prodotto» in un unico momento, al termine dell’anno (o su richiesta durante l’anno), sulla base dei dati già memorizzati e che devono essere tenuti costantemente aggiornati sul sistema meccanografico. Ed è quest’ultimo in realtà il vero obbligo da osservare.
Per argomentare in modo un po’ più tecnico tale affermazione, possiamo far riferimento alle disposizioni contenute nell’articolo 7, commi 4 ter e 4 quater, del Dl 357/1994 (come modificato dalla legge 172/2017 e attualmente vigente), che prevedono che la stampa dei registri delle fatture emesse e ricevute – quando questi sono tenuti con strumenti meccanografici – può essere legittimamente effettuata una sola volta all’anno:
«4-ter. A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli e ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza.
4-quater. In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta dei registri di cui agli articoli 23 e 25 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, con sistemi elettronici è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti e in loro presenza».

Le disposizioni prevedono che qualora la tenuta dei citati registri sia effettuata con sistemi meccanografici:
■è possibile effettuarne la stampa nei termini di legge, ossia entro i tre mesi dal termine della presentazione della dichiarazione dei redditi;
■è altresì addirittura possibile effettuarne la stampa contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti e in loro presenza. Ciò sia nel caso in cui non sia ancora scaduto il termine di tre mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi, qualora l’accesso sia avvenuto precedentemente a tale termine, sia nel caso in cui tale termine sia già scaduto.

La stampa dei registri su richiesta è consentita però – nel caso in cui la richiesta sia avanzata dagli organi competenti e in loro presenza – solo qualora i dati memorizzati sui sistemi meccanografici risultino già aggiornati sui predetti sistemi elettronici al momento della richiesta.

Tale aggiornamento del sistema meccanografico di tenuta dei registri, deve essere stato fatto -chiaramente – in modo tempestivo e cronologico.
Quindi quello che è importante è che l’aggiornamento del sistema meccanografico venga effettuato tempestivamente e cronologicamente nel corso dell’anno, mentre l’esposizione dei dati contenuti nel registro all’interno del supporto cartaceo non deve necessariamente seguire la medesima logica «cronologica» mese per mese di un registro manuale, in quanto, com’è evidente, la «produzione» del registro sul supporto cartaceo avviene in un unico momento, posteriore alla memorizzazione cronologica dei dati.
Tutto ciò vale, chiaramente, non solo nel caso in cui si effettui materialmente la stampa del registro su supporto cartaceo, ma analogamente anche qualora si opti per la dematerializzazione e quindi per la “produzione del documento informatico” su cui effettuare la conservazione digitale.

Ribadiamo, in conclusione di questo nostro ragionamento, che si tratta di un esempio che abbiamo creato artificiosamente per comprendere meglio alcuni concetti importanti che possono essere applicati in tante circostanze, qualora la nostra procedura informatica dovesse ordinare i dati – anche solo per chiarezza espositiva dell’elaborato prodotto – in modo diverso da quello che è stato realmente il corretto criterio cronologico di registrazione dei documenti.

D’altra parte, se utilizziamo – per effettuare un controllo – una stampa dell’elenco ritenute, contenente i dati del documento, del pagamento e del versamento della ritenuta, inseriti nella stessa riga, ma ordinati per versamento, possiamo dalla stessa desumere che vi sia stata una non corretta registrazione cronologica del documento in contabilità? Sicuramente no, il concetto chiaramente è il medesimo.

L’estensione della stampa su richiesta a tutti i registri contabili
Per concludere, segnaliamo che la proposta di legge prevede la riscrittura del comma 4-quater, che nella nuova stesura – in vigore dal 2019 – potrebbe risultare la seguente:
«4-quater. In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti e in loro presenza».

Due sono gli elementi innovativi:
■il primo è l’estensione a tutti i registri contabili della possibilità di effettuare la stampa su richiesta dell’organo procedente;
■il secondo è che per la tenuta in forma elettronica, è considerato valido qualsiasi supporto.

Stante che come AssoSoftware non possiamo che consigliare – grazie alla diffusa disponibilità di tecnologie ormai ben consolidate – di effettuare la conservazione digitale di tutti i registri nei termini di legge, plaudiamo comunque a queste nuove norme che possono sempre tornare utili per evitare sanzioni in tutti quei casi in cui sarà comunque necessario produrre i registri all’atto di un controllo e su richiesta degli organi di controllo.