Rendere compatibile la pratica operativa dell’emissione e della contabilizzazione automatica delle fatture elettroniche attive con le indicazioni dell’Oic 34 recentemente approvato (si veda il precedente articolo «L’unità elementare contabile debutta nei bilanci dal 2024»), potrebbe non essere sempre così semplice.

Tra le indicazioni contenute nell’Oic 34, ve n’è infatti una che potrebbe comportare la necessità di rivedere il processo di fatturazione, qualora si voglia evitare di incorrere a fine anno in lunghe e complesse operazioni manuali necessarie, a partire dal 1° gennaio 2024, per la corretta predisposizione dei bilanci.

Ci riferiamo all’esigenza di identificazione e valorizzazione, mediante opportune tecniche contabili, delle «unità elementari di contabilizzazione», nel caso in cui in uno stesso contratto di vendita siano incluse prestazioni diverse che richiedono una loro contabilizzazione separata.

In particolare, occorrerà procedere all’analisi del contratto di vendita individuando i singoli beni, i servizi o le altre prestazioni che devono essere trattati separatamente, in quanto dagli stessi possono scaturire più diritti e obbligazioni da contabilizzare separatamente.

Un esempio potrebbe essere quello della vendita di un veicolo, il cui prezzo è comprensivo dei tagliandi di manutenzione per un certo numero di anni successivi. Il prezzo complessivo dovrà essere imputato proporzionalmente a ciascuna unità elementare di contabilizzazione, sulla base del prezzo di vendita della singola unità elementare rispetto alla somma dei prezzi di vendita di tutte le unità incluse nel contratto.

Dal punto di vista operativo è chiaro che se nel proprio software gestionale tali unità elementari di contabilizzazione non sono distintamente e analiticamente riportate e quindi non generano specifici righi nella fattura, a fine anno occorrerà effettuare tutti i calcoli manualmente, fattura per fattura. Il che è chiaramente improponibile.

In particolare, potremo avere diverse situazioni:

• quella in cui software gestionale che emette la fattura non è lo stesso che effettua la contabilizzazione e quindi sia in grado di acquisire, ai fini della contabilizzazione, esclusivamente le informazioni presenti nella fattura Xml;
• quella in cui software gestionale che emette la fattura, pur essendo lo stesso che effettua la contabilizzazione, utilizzi a tale fine esclusivamente le informazioni presenti nella fattura;
• quella in cui software gestionale che emette la fattura è lo stesso che effettua la contabilizzazione ed è altresì in grado di utilizzare informazioni in suo possesso che, pur non essendo presenti in fattura, risultano comunque utili alla corretta applicazione delle norme civilistiche.

In particolare, nei primi due casi – i più frequenti – occorrerà prestare la massima attenzione a controllare la struttura delle fatture emesse, accertandosi che il format utilizzato consenta poi di effettuare la contabilizzazione automatica anche di tutte le unità elementari.

Va ricordato che sono al di fuori di queste nuove regole le società redigono il bilancio in forma abbreviata o che redigono il bilancio delle microimprese, che possono non applicare il disposto della segmentazione. A meno che le singole prestazioni non siano formalmente individuate e valorizzate separatamente nel contratto. Tale scelta contabile, se adottata, deve essere applicata a tutte le transazioni che generano ricavi.

È quindi utile iniziare sin da ora a valutare la situazione propria o dei propri clienti per essere pronti già dal 1° gennaio 2024. In caso di dubbi o per un supporto tecnico professionale, AssoSoftware consiglia le aziende e gli intermediari fiscali che utilizzano gestionali prodotti società di software associate, di far riferimento a queste ultime per ogni necessità e chiarimento.