comitato tecnico AssoSoftware
La riconciliazione bancaria è tra le attività più svolte dai reparti di amministrazione delle aziende e degli studi commercialisti.
Un’attività da sempre manuale, che costringe chi opera a un estenuante lavoro di verifica degli estratti conti, alla ricerca delle fatture cui ciascun incasso o pagamento si riferisce. Con l’aggravante che in molti casi, in particolare per talune attività, la possibilità concessa dalla normativa fiscale e l’abitudine a certificare le entrate tramite corrispettivo invece che tramite fattura, rendono l’attività di rendicontazione particolarmente onerosa ed estenuante, con l’accumulo di importanti ritardi, anche di mesi, nella tenuta della contabilità e conseguenze negative anche sulla possibilità di un’efficace governance dell’azienda.
L’informatica gestionale, grazie all’evoluzione sempre più rapida degli algoritmi di intelligenza artificiale, sta però via via trovando soluzioni sempre più interessanti ed efficaci anche in questo ambito, supportata dalla sempre più ampia disponibilità di informazioni accessibili automaticamente fornite dai service finanziari.
Proviamo a vedere qual è lo stato dell’arte e quali possibilità ci sono, per gli utenti che utilizzano i gestionali realizzati dalle software house associate ad AssoSoftware, per approcciarsi a questi nuovi servizi, che consentono, una volta avviati, un risparmio consistente e strutturale di risorse.
Le funzionalità di base
Molti software dispongono già da tempo di funzionalità di importazione degli estratti conto bancari che prevedono che l’operatore importi l’estratto conto scaricato dal sito della banca in formato elaborabile (Excel, Csv o Txt) e lo interpreti in base a regole impostabili dagli operatori.
In alcuni casi le software house si fanno carico di fornire già preimpostate le regole per i principali istituti bancari e pwe quelli che appoggiano le proprie strutture informatiche sui principali provider bancari. In questo caso non tutti i formati sono coperti, tuttavia i sistemi di mappatura consentono, seppur manualmente, di poterli interpretare quasi tutti.
Le difficoltà circa l’utilizzo delle funzionalità di base sono quindi legate:
• a un’attività preparatoria importante da parte dell’azienda o dello studio, che richiede quasi sempre il supporto di un tecnico della software house per effettuare la mappatura ovvero per fornire la formazione necessaria a effettuare autonomamente la mappatura;
• alla necessità di poter disporre dell’estratto conto bancario, che normalmente non rappresenta un problema per l’azienda, ma che invece potrebbe diventarlo per lo studio che normalmente non ha accesso ai remote banking dei propri clienti.
Per risolvere quest’ultimo problema, gli studi mettono spesso a disposizione dei propri clienti appositi portali (realizzati dalla propria software house) che consentono l’upload degli estratti conto direttamente dai gestionali che poi li dovranno elaborare.
L’esperienza diretta delle software house ci dice che, una volta superati entrambi questi ostacoli, l’efficienza degli algoritmi di intelligenza artificiale – quasi sempre superiore al 90%, comunque in continuo miglioramento – aumenta in modo così netto le performance dei reparti che si occupano dell’attività di riconciliazione, che nessuna azienda, o studio, ritorna più sui propri passi una volta conclusa tutta l’attività preparatoria.
Le funzionalità evolute
Alle funzionalità base si possono aggiungere ulteriori funzionalità evolute, che stanno anch’esse via via crescendo grazie alla disponibilità di service finanziari, in grado di fornire informazioni già normalizzate e quindi utilizzabili dai software gestionali senza la necessità di impostare mappature diverse per istituti bancari diversi. In pratica questi service finanziari, previa specifica autorizzazione del correntista, consentono di effettuare il download automatico degli estratti conto direttamente dall’interno dei software gestionali, utilizzando un formato standard, uguale per tutte le banche.
I software gestionali in uso alle aziende o agli studi, una volta acquisito ciascun estratto conto, lo interpretano in modo totalmente automatico, previa l’attività preventiva di mappatura, che risulta tuttavia semplificata dall’utilizzo di un formato unico, e generano le scritture contabili di riconciliazione, chiudendo altresì in modo automatico le scadenze delle partite aperte.
I vantaggi di questa soluzione sono evidenti e i maggiori costi sono compensati dalla tempestività di aggiornamento della contabilità dell’azienda, che rappresenta quasi sempre elemento imprescindibile per una governance consapevole.