di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware

Mancano pochi giorni al termine ultimo per effettuare l’invio delle comunicazioni liquidazioni periodiche Iva, relative al primo trimestre 2017 e già ci attende la prossima scadenza del 18 settembre, entro la quale dovremo procedere anche all’invio dei dati fatture per il primo semestre 2017, da effettuarsi per obbligo o per facoltà con le medesime modalità.

Nel frattempo non dobbiamo dimenticarci, in particolare se siamo intermediari fiscali, che occorrerà ulteriormente procedere alla conservazione della copia intermediario nei termini di legge e per la durata prevista, come già avviene per qualsiasi altro invio telematico effettuato per conto dei nostri clienti – nel caso in cui il modello sia predisposto dal contribuente stesso o che sia predisposto da noi in veste di consulenti.

La conservazione delle scritture contabili e delle comunicazioni con il fisco è un obbligo di legge, ma anche e soprattutto una necessità operativa. Nel caso di controversie con la pubblica amministrazione, ma talvolta – purtroppo – anche con il proprio cliente, avere una copia di tutta la documentazione è indispensabile. Così come è indispensabile che tale documentazione sia rapidamente accessibile e al sicuro e non sia semplicemente posizionata – indifesa (come ci hanno insegnato le ultime esperienze con i vari virus CryptoLocker) e spesso irreperibile (quando ci serve davvero, non la troviamo mai) – su una cartella del disco di rete o sul Pc.

Ritornando ai nostri nuovi due adempimenti, ricordiamo che come intermediari la conservazione relativa a qualsiasi modello o file telematico predisposto per conto dei nostri clienti va posta in essere entro 90 giorni dalla presentazione della nostra personale dichiarazione dei redditi relativa all’anno in cui abbiamo effettuato la trasmissione. Per esempio, per le dichiarazioni dei nostri clienti trasmesse nel corso del 2017, il puntamento va fatto sul periodo d’imposta 1° gennaio 2017 – 31 dicembre 2017 (ipotizzando come professionisti di avere un esercizio solare) il cui modello dichiarativo è Redditi 2018, da trasmettere entro il 30 dicembre 2018 (o il 31 come più elasticamente indicato dall’agenzia delle Entrate in varie sue risoluzioni).

Se invece siamo noi a conservare come contribuenti, il termine è di fatto anticipato di un anno in quanto il puntamento va effettuato sempre con riferimento alla dichiarazione dei redditi, ma quella che presentiamo nell’anno di invio. Quindi per le nostre personali dichiarazioni trasmesse nel corso del 2017, il riferimento è quello del modello dichiarativo Redditi 2017, da trasmettere entro il 30 dicembre 2017.

Occorre prestare molta attenzione a questa distinzione temporale, in quanto deriva da una precisa presa di posizione dell’agenzia delle Entrate che, con la risoluzione 298/E/2007, ha specificamente fornito tale indicazione. Ed essendo il tutto poco intuitivo, è facile sbagliare.

Come quindi va effettuata la conservazione dei modelli delle comunicazioni liquidazioni periodiche Iva e dei file Xml dei dati fatture? Per avere un primo inquadramento ci possono venire incontro le regole già stabilite dall’agenzia delle Entrate per la conservazione delle dichiarazioni fiscali e delle fatture elettroniche emesse nei confronti della pubblica amministrazione.

Per quanto riguarda la comunicazione liquidazioni periodiche Iva le ipotesi operative sono due.
1) La prima, in considerazione del fatto che la comunicazione è predisposta con modulistica approvata, è quella di considerarla alla stregua di un qualsiasi modello dichiarativo, per cui la conservazione della copia intermediario potrebbe essere fatta con riferimento al solo modello in formato Pdf non firmato dal contribuente, anche se in realtà l’invio è stato effettuato con file Xml firmato dall’Intermediario.
2) La seconda ipotesi, invece, è quella di conservare il file Xml firmato della comunicazione, e aggiungere a corollario eventualmente anche il Pdf, ai soli fini di una più immediata consultazione.

In realtà le due ipotesi non sono esattamente alternative. Per dirimere la questione viene a supporto l’obbligo di conservare, insieme alla comunicazione, anche la ricevuta, la quale ha un suo specifico formalismo tale da rendere di fatto inevitabile la conservazione anche del file Xml della Comunicazione. Infatti la ricevuta viene rilasciata dal Sdi (Sistema di interscambio) anch’essa in formato Xml firmato dall’agenzia delle Entrate, con la sola indicazione del nome del file inviato, senza nessun riferimento né al contribuente, né al trimestre di invio, trattandosi di fatto di una «ricevuta tecnica» relativa solo all’invio effettuato e non al suo contenuto. Di conseguenza la sua conservazione non può che essere correlata al file della comunicazione Xml originariamente inviato. Quindi qualora si decidesse, come peraltro parrebbe inevitabile, di conservare anche la ricevuta, la conservazione della comunicazione non potrebbe che essere effettuata sulla base della seconda ipotesi sopra indicata, con riferimento all’Xml firmato e il Pdf diventerebbe di fatto un utile complemento alla stessa, ma non sufficiente.

Chiaramente le nostre sono ipotesi interpretative, stante che al momento non abbiamo ancora chiarimenti ufficiali specifici relativamente ai nuovi adempimenti. Come AssoSoftware auspichiamo al più presto chiarimenti da parte dell’agenzia delle Entrate, ancorché le considerazioni sopra illustrate siano di fatto piuttosto solide. In ogni caso operare sotto l’ombrello di una posizione ufficiale consente a tutti di concentrarci sulle soluzioni ottimale, evitando ogni forma di alternatività, spesso costosa e non sempre soddisfacente.

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