Fattura elettronica, costi e benefici delle tre soluzioni per la delega all’intermediario - Quotidiano del Fisco del 20/11/2018

Fisco 20 11 18

 

di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware

 

In attesa che l'agenzia delle Entrate risponda efficacemente ai rilievi effettuati dal Garante della Privacy, che rischiano di portare a un parziale stop della fatturazione elettronica che - allo stato dell'arte - potrebbe risultare davvero dannoso un po' per tutti, è in ogni caso opportuno - per gli intermediari fiscali - procedere comunque all'attivazione dei servizi di fatturazione elettronica del sito «Fatture e corrispettivi» dell'agenzia delle Entrate, per poter operare all'interno dello stesso per conto dei propri clienti.


Per quanto riguarda i clienti dello studio, abbiamo segnalato già in precedenti occasioni la necessità stringente di attivare le credenziali personali FiscOnline - anche in quei casi in cui questi utilizzino software gestionali e non si avvalgano degli strumenti gratuiti resi disponibili dall'agenzia delle Entrate - affinché essi siano in grado di controllare autonomamente direttamente “alla fonte” - perlomeno nei casi dubbi - le fatture trasmesse e quelle ricevute, senza coinvolgere lo studio.
La disponibilità delle credenziali FiscOnline da parte dei clienti dello studio apre, peraltro, la porta ad un'interessante modalità di attivazione della delega diretta all'intermediario - che illustreremo a seguire - che rende probabilmente non necessaria la compilazione e la conservazione del modello cartaceo di delega, nonché la tenuta del registro delle deleghe da parte dell'intermediario.
Abbiamo prudenzialmente utilizzato il termine «probabilmente» solo perché non sono state fornite indicazioni ufficiali in proposito da parte dell'agenzia delle Entrate. Tuttavia poiché in questo caso la delega viene rilasciata direttamente dal cliente dello studio sul sito dell'agenzia delle Entrate, in un rapporto diretto tra le parti, difficilmente può trovare spazio - a nostro avviso - un'interpretazione che veda coinvolto l'intermediario in qualità di soggetto che - pur essendo delegato - abbia la necessità assumersi l'onere della conservazione di una documentazione cartacea mai compilata e mai consegnatagli dal cliente.
Proviamo quindi a fornire alcune utili informazioni operative circa le modalità a disposizione di un intermediario fiscale (di seguito «studio») per poter ricevere e attivare delega dei propri clienti per accedere ai servizi di fatturazione elettronica dell'agenzia delle Entrate per loro conto.


Modalità a disposizione dell'intermediario per farsi rilasciare la delega dai propri clienti

Le possibilità a disposizione dell'intermediario fiscale, per farsi rilasciare dai propri clienti la delega per utilizzare per loro conto i servizi di fatturazione elettronica del sito «Fatture e corrispettivi» dell'agenzia delle Entrate, sono sostanzialmente tre.

1. Delega diretta
Prevede che il cliente dello studio, accedendo al sito
«Fatture e corrispettivi» delle Entrate con le proprie credenziali FiscOnline, conferisca allo studio in modalità esclusivamente elettronica una o più deleghe per ciascuno dei servizi disponibili.
Non appena conferite tali deleghe, l'intermediario è immediatamente abilitato ai servizi per conto del cliente con le proprie credenziali di intermediario.
Vantaggi: non richiede la sottoscrizione e la conservazione del modulo cartaceo (l'intero processo di delega è infatti telematico ed è effettuato direttamente dal cliente) e non richiede la disponibilità delle informazioni aggiuntive della dichiarazione Iva (righi VE50, VL32, VL33).
Svantaggi: necessita che il cliente abbia a disposizione le proprie credenziali FiscOnline.

2. Delega puntuale
Lo studio raccoglie la delega cartacea sottoscritta dal cliente e la conserva per 10 anni dopo averla annotata in un apposito registro, insieme alla fotocopia del documento di identità utilizzato per l'identificazione.
In fase di trasmissione deve altresì indicare le informazioni aggiuntive della dichiarazione Iva (righi VE50, VL32, VL33).
Prevede l'utilizzo delle nuove funzionalità web che saranno rese disponibili a partire dal 30 novembre 2018 sul portale dell'agenzia delle Entrate.
Vantaggi: non necessita che il cliente abbia a disposizione le proprie credenziali FiscOnline.
Svantaggi: richiede la sottoscrizione e la conservazione del modulo cartaceo e richiede la disponibilità delle informazioni aggiuntive della dichiarazione Iva (righi VE50, VL32, VL33) e degli estremi del documento di identità utilizzato per l'identificazione.

3. Delega massiva
Prevede la generazione di un flusso telematico da trasmettere tramite le funzionalità web già disponibili sul portale dell'agenzia delle Entrate.
Tale flusso operativo richiede che l'intermediario raccolga la delega cartacea sottoscritta dal cliente e la conservi per 10 anni dopo averla annotata in un apposito registro, insieme alla fotocopia del documento di identità utilizzato per l'identificazione. In fase di trasmissione dovrà altresì indicare le informazioni aggiuntive della dichiarazione Iva (righi VE50, VL32, VL33).
Vantaggi: non necessita che il cliente abbia a disposizione le proprie credenziali FiscOnline.
Svantaggi: richiede la sottoscrizione e la conservazione del modulo cartaceo e richiede la disponibilià delle informazioni aggiuntive della dichiarazione Iva (righi VE50, VL32, VL33) e degli estremi del documento di identità utilizzato per l'identificazione.

a) Delega diretta: flusso operativo per il cliente che delega dello studio

Il cliente conferisce la delega allo studio in modalità esclusivamente elettronica, per ciascuno dei servizi delegabili accedendo al portale Fatture e Corrispettivi utilizzando le proprie credenziali FiscOnline.
Effettuato l'accesso, cliccando su «Gestione deleghe Fatture e corrispettivi», il cliente ha a disposizione - tra le altre - le seguenti funzionalità:
•Inserisci una nuova delega
•Revoca una delega inserita
•Ricerca deleghe inserite
•Inserisci una nuova delega (rappresentante legale/negoziale)
•Revoca una delega inserita (rappresentante legale/negoziale).
Tramite la funzione «Inserisci una nuova delega» è possibile, per il cliente dello studio, designare lo studio quale intermediario per i servizi di fatturazione elettronica.
I servizi disponibili sono i medesimi cinque presenti sul modello cartaceo:
•Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici
•Consultazione dei dati rilevanti ai fini Iva
•Registrazione dell'indirizzo telematico
•Fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche
•Accreditamento e censimento dei dispositivi.
•Alla conferma viene richiesto il Pin delle credenziali FiscOnline del cliente.
Si segnala che il primo servizio comprende di fatto anche i successivi due, mentre il quarto servizio va comunque richiesto separatamente.
Per ciascuna delega conferita dal cliente allo studio (è opportuno attivare almeno il primo e il quarto servizio), il sistema fornisce l'esito in tempo reale, mostrando anche la sua validità che è biennale.
Una volta che il cliente ha conferito le (due o più) deleghe allo studio, è possibile per il cliente visualizzare l'elenco di tutte deleghe conferite tramite la funzione «Ricerca deleghe inserite».
A questo punto il cliente si può disconnettere dal sistema.
Per operare lo studio, che risulta immediatamente abilitato a tutte le funzionalità relative ai servizi delegati sopra elencati, dovrà accedere con le proprie credenziali Entratel all'area Fatture e Corrispettivi del sito delle Entrate selezionare come
«Utenza di lavoro: delega diretta» e indicare il codice fiscale del cliente.
Raccomandiamo vivamente, al fine di garantire una corretta operatività in conformità alle disposizioni in materia di sicurezza e riservatezza dei dati contenute nel Gdpr, nel caso in cui per effettuare questa sequenza di operazioni il cliente sia supportato dal personale dello studio e ne utilizzi il sistema informativo, di far effettuare l'accesso direttamente al cliente con le sue credenziali, senza visionarle e senza memorizzarle sul browser.
L'accesso deve essere infatti effettuato personalmente dal cliente e il personale dello studio non può per nessun motivo accedere utilizzando le sue credenziali, in quanto tale operatività è contraria alle suddette disposizioni di legge in materia di sicurezza e riservatezza dei dati.


b) Delega puntuale: flusso operativo per lo studio

Questa modalità è consigliata nel caso in cui vi siano clienti dello studio che non dispongono delle credenziali FiscOnline e per lo studio il numero di deleghe da attivare in riferimento a tali clienti non sia troppo elevato.
Il flusso operativo richiede che l'intermediario raccolga la delega cartacea sottoscritta dal cliente e la conservi per 10 anni dopo averla annotata in un apposito registro, insieme alla fotocopia del documento di identità utilizzato per l'identificazione
L'invio all'agenzia delle Entrate della richiesta di attivazione di ciascuna delega avviene direttamente da parte dell'intermediario compilando direttamente le apposite maschere web che saranno rese disponibili sul portale dell'agenzia delle Entrate a partire dal 30 novembre 2018.
Non occorre disporre di alcun software e neppure generare alcun flusso telematico, in quanto l'intera procedura viene effettuata direttamente tramite il proprio browser.
In fase di compilazione dei dati l'intermediario dovrà altresì indicare le informazioni aggiuntive della dichiarazione Iva del cliente (righi VE50, VL32, VL33) - non presenti sulla modulistica cartacea - che in qualche modo garantiscono l'agenzia delle Entrate da possibili richieste fraudolente di attivazioni di deleghe, a fronte delle quali non esiste un reale rapporto dell'intermediario con il soggetto delegante.
Una volta attivate le deleghe del cliente, l'intermediario potrà operare per suo conto con le medesime modalità illustrate per la delega diretta.


c) Delega massiva: flusso operativo per lo studio

Questa modalità è consigliata per i grandi studi e soprattutto per le associazioni di categoria che forniscono servizi fiscali e che hanno necessità di attivare un numero elevato di deleghe.
Il flusso operativo richiede, analogamente alla delega puntuale, che l'intermediario raccolga la delega cartacea sottoscritta dal cliente e la conservi per 10 anni dopo averla annotata in un apposito registro, insieme alla fotocopia del documento di identità utilizzato per l'identificazione
Invece - in questo caso - la richiesta di attivazione massiva delle deleghe avviene tramite un flusso telematico contenente una o più deleghe, che deve essere predisposto con un apposito software e poi trasmesso tramite il portale dell'agenzia delle Entrate da parte dell'intermediario.
In fase di compilazione dei dati all'interno delle maschere del software utilizzato, l'intermediario dovrà - anche in questo caso - indicare le informazioni aggiuntive della dichiarazione Iva non presenti sulla modulistica cartacea (righi VE50, VL32, VL33 del modello di dichiarazione Iva).
Una volta inviato all'agenzia delle Entrate il flusso telematico contenente le deleghe dei clienti, l'intermediario dovrà attendere l'esito della ricevuta e - qualora positivo - potrà operare per loro conto con le medesime modalità illustrate per la delega diretta.


Le soluzioni operative

Le anticipazioni sulla delega massiva non sono state - a nostro avviso - corredate da informazioni chiare ed esaustive da parte dell'agenzia delle Entrate e hanno generato così aspettative che sono andate in gran parte deluse.
In realtà la delega diretta - assai poco pubblicizzata, rispetto invece alla delega massiva di cui si è parlato diffusamente ben prima della pubblicazione del provvedimento - costituisce una buona soluzione per gli studi di piccole e medie dimensioni, purché abbiano provveduto a far richiedere ai loro clienti le credenziali FiscOnline.
D'altra parte, come già detto in premessa, anche noi - come AssoSoftware - abbiamo più occasioni segnalato la necessità che ogni cliente di studio si doti delle credenziali FiscOnline prima dell'entrata in vigore dell'obbligo, in quanto le attività di verifica delle fatture non possono ricadere sugli studi.
Su questo tema un po' di confusione effettivamente è sorta, in quanto alcuni operatori non hanno di fatto del tutto focalizzato che con la fatturazione elettronica nulla cambia e soprattutto nulla deve cambiare a livello di ruoli tra studio e cliente.
Ad esempio pensare che lo studio possa scaricare le fatture direttamente dal portale dell'agenzia delle Entrate e registrarle senza che il cliente le abbia verificate è un errore da evitare, in quanto espone il cliente a molti rischi, quali ad esempio quelli legati a eventuali fatture errate o inviate fraudolentemente che possano comportare una detrazione non spettante dell'Iva.
In riferimento alla ripartizione dei ruoli, bisogna invece tenere dritta la barra sull'attuale operatività, che è frutto di decenni di esperienza di tantissimi attori. Semplicemente si dovranno poi applicare a tale modello le soluzioni informatiche più coerenti con le esigenze di ciascuno.