E-fattura, da subito l’obbligo di conservazione sostitutiva - Quotidiano del Fisco del 12/06/2018

di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware

Fatturazione elettronica B2B obbligatoria per tutti dal 1° gennaio 2019. Quindi, a parte i “pochi” soggetti per i quali l’obbligo scatterà in via anticipata già dal 1° luglio 2018, tutti gli altri soggetti passivi Iva possono stare tranquilli fino a fine anno.

Ma è davvero così? Effettivamente lato «ciclo attivo» l’anticipo dell’obbligo già dal 1° luglio 2018 interessa di fatto solo coloro che:
•effettuano cessioni di benzina o di gasolio destinati a essere utilizzati come carburanti per motori (autotrazione);
•eseguono prestazioni in qualità di subappaltatori e subcontraenti fino al 1° livello nella filiera delle imprese nel quadro di un contratto di appalto di lavori, servizi o forniture stipulato con un’amministrazione pubblica.

E lato «ciclo passivo»? Stando alle informazioni che, come AssoSoftware, abbiamo ricevuto dall’agenzia delle Entrate - informazioni che al momento sono ancora in attesa di un’ufficializzazione e che quindi come tali vanno considerate - l’introduzione per legge dell’obbligo di fatturazione elettronica anticipata dal 1° luglio 2018 porta con sé, lato «ciclo passivo», l’obbligo per il cessionario o committente di ricezione di tali fatture in formato elettronico, che quindi non può più materializzarle.

Gli effetti di questa interpretazione dell’agenzia delle Entrate, qualora com’è probabile venga confermata, sono piuttosto importanti, per cui abbiamo preferito già da subito - in questo primo approfondimento sugli aspetti operativi della fatturazione B2B e sulle soluzione tecniche si possono adottare - occuparci delle problematiche operative inerenti il «ciclo passivo», rimandando all’appuntamento della prossima settimana la disamina delle problematiche operative relative al «ciclo attivo», che ha peculiarità diverse e che interesserà, almeno inizialmente, una platea meno estesa di soggetti.

Già da subito l’obbligo della conservazione sostitutiva
Il vincolo, per il cessionario o committente, di dover trattare come elettroniche le fatture ricevute dai soggetti che ricadono nell’obbligo di emissione della fattura elettronica dal 1° luglio 2018, senza la possibilità di materializzarle, come invece avviene quando la fattura elettronica è emessa dal fornitore per sua scelta, porta con sé - come prima evidente conseguenza - la necessità di effettuare la conservazione sostitutiva di tali fatture elettroniche.

Tale obbligo - come sappiamo - può essere assolto anche tramite il servizio gratuito messo a disposizione dall’agenzia delle Entrate, conforme alle disposizioni del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 3 dicembre 2013, quindi con valenza sia fiscale che civilistica, previa però sottoscrizione di tutta la documentazione necessaria per l’adesione al servizio.

Senza entrare nel dettaglio del servizio di conservazione gratuito offerto dall’agenzia delle Entrate ci preme però sottolineare che, a differenza degli altri servizi disponibili sul mercato da parte di conservatori accreditati Agid, tale funzionalità è limitata alla sola fattura e non permette quindi la conservazione a norma di altri documenti che l’operatore economico dovesse conservare per motivi fiscali o civilistici. Anche la gestione del servizio, dal punto di vista operativo, non si presta per aziende con volumi significativi di fatture per la mancanza di funzionalità massive o personalizzabili e per la totale assenza di integrazione con i sistemi gestionali delle imprese.

Va da sé che questa lodevole iniziativa, da parte dell’agenzia delle Entrate, rimane confinata a un uso limitato da parte di operatori occasionali e con volumi limitatissimi per i quali le prestazioni di un sistema di conservazione a norma non fanno alcuna differenza.

Ricezione delle fatture passive
Dal 1° gennaio 2019 i soggetti passivi Iva non riceveranno più le fatture di acquisto dal proprio fornitore, ma dovranno attendere che queste siano loro recapitate dallo Sdi.
Anzi, qualora il fornitore spedisca la fattura elettronica al suo cliente, questa - ancorché identica a quella trasmessa dallo stesso fornitore allo Sdi - non potrà essere considerata giuridicamente come originale, ma sarà sempre una copia. Con la conseguenza che qualora lo Sdi non l’abbia recapitata al cliente (ricevuta di mancata trasmissione, che attesta comunque la corretta emissione della fattura) e il cliente non l’abbia a sua volta scaricata dal sito web dell’agenzia delle Entrate, su di essa egli non potrà operare la detrazione dell’Iva in quanto trattasi di copia e non di originale.
Sul punto non ci sono particolari dubbi interpretativi, anche se è possibile (e forse anche probabile) che in futuro l’agenzia delle Entrate possa “ammorbidire” la sua posizione, viste le molte istanze in tal senso.
Dunque per poter ricevere la fattura il cliente dovrà comunicare al proprio fornitore l’indirizzo di consegna ovvero potrà registrarlo nei servizi online dell’agenzia delle Entrate, cosa altamente consigliabile perché in questo caso non servirà alcuna comunicazione alla controparte in quanto l’indirizzo memorizzato sarà prevalente su quello indicato dal fornitore nel file Xml.

Tale informazione potrà essere in alternativa:
•la Pec (quella aziendale oppure una Pec dedicata, oppure ancora la Pec del commercialista);
•il Codice destinatario di un provider (di solito la propria software house) con il quale ha preventivamente formalizzato un apposito accordo di servizio.
Da qui a fine anno l’opzione Pec è sicuramente una soluzione plausibile, anche se è sempre preferibile appoggiarsi a un servizio automatico di ricezione di un provider (hub accreditato) per i noti problemi di lettura e monitoraggio della posta elettronica.

Una volta ricevute le fatture passive sulla propria Pec o sull’hub collegato, qualora si adotti una modalità “manuale” di gestione del processo, queste dovranno essere:
• salvate una per volta sul Pc;
•aperte, controllate e nel caso saldate;
•a fine mese inviate al proprio commercialista via e-mail.

Tale modalità “manuale”, che potrà sicuramente essere adottata nei casi in cui le fatture passive siano davvero poche, è così insitamente inefficiente da renderla sconveniente sia per l’azienda che per il suo commercialista (che fino a ora non ha sostenuto i costi della stampa delle fatture), quando il numero di fatture comincia a risultare non irrisorio.
Quindi se il numero di fatture da trattare inizia a essere già di alcune decine, lo scarico manuale delle fatture sul Pc, la stampa il controllo e l’invio al commercialista con e-mail, non sono una soluzione percorribile, se non con costi veramente importanti per tutti a livello tempi e con la certezza di commettere errori. Per cui occorre ricercare soluzioni alternative adeguate, ciascuno in base alle proprie specifiche esigenze.
Per gestire in modo corretto i nuovi processi, le software house associate ad AssoSoftware hanno ideato, ciascuna con le proprie peculiarità, soluzioni proprietarie che attualmente sono in corso di realizzazione.

Qualora l’azienda sia già dotata o intenda dotarsi di un proprio gestionale Erp, potrà attivare le nuove funzioni che consentiranno lo scarico automatizzato delle fatture dalla Pec o dall’hub della propria software house. La consegna delle fatture al commercialista potrà essere fatta tramite il portale di front-end che il commercialista metterà a disposizione di tutte le sue aziende clienti, anche se il commercialista utilizza un software diverso, in questo modo le fatture consegnate verranno acquisite e contabilizzate in modalità via via sempre più automatica all’interno del gestionale del commercialista stesso.

Proprio nella capacità del sistema di automatizzare la contabilizzazione delle fatture passive sta uno dei principali vantaggi dell’e-fattura. Infatti grazie al formato elaborabile Xml e all’arricchimento informativo introdotto con lo standard AssoSoftware (clicca qui per leggere l’articolo ) le fatture potranno essere caricate direttamente nei sistemi amministrativi di imprese e intermediari, dandone subito tutti gli effetti Iva e contabili e richiedendo solo la verifica e la conferma da parte degli operatori.
Se l’azienda non è dotata di un gestionale, potrà avvalersi delle nuove soluzioni realizzate dalle software house dei commercialisti, che in molti casi renderanno disponibili ai clienti dello studio sistemi semplificati di emissione e di ricezione delle fatture elettroniche, in grado di dialogare con le procedure del commercialista stesso, automatizzando altresì le attività di contabilizzazione.

In ogni caso sarà quasi sempre una soluzione poco efficiente, per le aziende utilizzare strumenti di ricezione delle fatture elettroniche non integrati con lo Sdi e per il commercialista non dotarsi degli strumenti di consegna delle fatture da parte dei propri clienti integrati con il proprio programma di contabilità.

Come AssoSoftware, quindi, non possiamo che ribadire il nostro consiglio di rivolgersi con fiducia alla propria software house, che ha come maggiore interesse quello che i propri clienti operino nella massima efficienza e quindi con la massima redditività.

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