Conservazione digitale dei documenti con termine unico - Quotidiano del Fisco del 06/02/2018

di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware

 

Un unico termine per la conservazione digitale dei documenti (conosciuta anche come «conservazione sostitutiva») per tutte le dichiarazioni fiscali, sia quando sia posta in essere direttamente dal contribuente, sia quando sia effettuata dai professionisti, dai centri elaborazione dati o dai Caf, in qualità di intermediari fiscali. È questa la novità - sicuramente inaspettata, ma comunque assai gradita - contenuta nella risoluzione 9/E/2018 dell’agenzia delle Entrate (allegato in calce).

In effetti, fino alla pubblicazione della risoluzione, in riferimento alla medesima dichiarazione vigevano due diversi termini di conservazione a seconda che questa riguardasse la «copia intermediario» (conservazione effettuata dall’Intermediario fiscale) oppure la «copia contribuente» (conservazione effettuata direttamente dal contribuente). Proviamo a fare un po’ di chiarezza, alla luce delle nuove indicazioni.

I termini di conservazione
La risoluzione 46/E/2017, aveva ricordato che la conservazione di tutti i documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità, con il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
In altre parole, il termine di riferimento per procedere alla conservazione di tutti i documenti informatici coincide con il termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, termine valido anche per i documenti rilevanti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, ancorché a partire dal periodo d’imposta 2017 i termini di presentazione delle dichiarazioni rilevanti ai fini delle imposte sui redditi e dell’Iva non siano più allineati.

La conservazione della «copia intermediario»
Gli intermediari fiscali che trasmettono le comunicazioni o le dichiarazioni fiscali dei propri clienti - sia che il modello sia stato predisposto dal contribuente stesso, sia che sia stato predisposto direttamente dall’intermediario - qualora vogliano dematerializzare i propria archivi (ossia quando desiderano non effettuare materialmente la stampa su carta della dichiarazione), hanno l’obbligo di procedere alla conservazione della «copia intermediario» nei termini di legge e per la durata prevista.

La conservazione relativa a qualsiasi modello di comunicazione o dichiarativo inviato telematicamente dall’intermediario va posta in essere entro il terzo mese successivo dalla presentazione della dichiarazione dei redditi personale dell’intermediario stesso, relativa all’anno in cui si è “formato” (ossia è stato predisposto) il modello di comunicazione o dichiarativo, ed è stata effettuata materialmente la trasmissione.

Ad esempio per stabilire il termine entro cui va effettuata la conservazione delle dichiarazioni annuali Iva 2017 (competenza Iva 2016) dei propri clienti, predisposte e trasmesse entro il 28/02/2017 (o comunque nel corso dello stesso anno), l’Intermediario deve far puntamento sul proprio periodo d’imposta 1° gennaio 2017-31 dicembre 2017 (ipotizzando di avere un esercizio solare), in relazione al quale egli utilizzerà il modello Redditi 2018. I termini di trasmissione del modello Redditi 2018 sono fissati al 31 ottobre 2018, a cui va aggiunto l’ulteriore spostamento al terzo mese successivo previsto dalla legge. Il risultato è che le dichiarazioni annuali Iva 2017 potranno essere conservate dall’intermediario entro il termine del 31 gennaio 2019.

Ebbene, per la «copia intermediario» era così anche in passato (le regole erano state stabilite dalla risoluzione 298/2007) e nulla cambia, poiché quanto appena illustrato non viene in alcun modo messo in discussione dalla nuova risoluzione. Gli intermediari, tuttavia, dovevano in passato prestare molta attenzione alla conservazione delle proprie dichiarazioni, in quanto per esse vigevano le diverse regole applicabili alla «copia contribuente», superate solo ora dalla nuova impostazione interpretativa delle Entrate.

La conservazione della «copia contribuente»
Per quanto riguarda la «copia contribuente», infatti, in mancanza di specifici chiarimenti da parte dell’Agenzia, il termine di conservazione si considerava nella prassi allineato a tutte le altre scritture del periodo d’imposta di riferimento, valendo la regola generale che «ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del Dm 17 giugno 2014 (che rinvia all’articolo 7, comma 4 -ter, del Dl 357/1994) la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali».

Quindi, ad esempio, le comunicazioni e le dichiarazioni del contribuente che si erano “formate” ed erano state trasmesse nel corso del 2017 in riferimento al periodo d’imposta 2016, si erano in passato conservate, insieme a fatture e registri e a tutti gli altri documenti a rilevanza fiscale del 2016, entro il terzo mese successivo a quello di trasmissione della propria dichiarazione dei redditi 2017, quindi (per effetto della proroga al 31 ottobre 2017) entro il 31 gennaio 2018. Di fatto per la sola dichiarazione dei redditi c’erano solo 3 mesi per procedere alla relativa conservazione digitale.
Ebbene, tutto ciò è oramai superato e anche per la «copia contribuente» occorre far riferimento alle regole in vigore per la «copia intermediario».

Quindi, per effetto della nuova risoluzione - riprendendo l’esempio di cui sopra - le comunicazioni e le dichiarazioni del contribuente che si erano “formate” ed erano state trasmesse nel corso del 2017, possono essere ora conservate entro il terzo mese successivo a quello di trasmissione della dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta 2017 (modello Redditi 2018), quindi entro il 31 gennaio 2019.

Gli effetti pratici
Come AssoSoftware, non possiamo che plaudire a iniziative e prese di posizione di questo genere, che sicuramente aiutano a rendere più fruibili i processi di digitalizzazione e dematerializzazione. Come spesso accade nel nostro settore, le difficoltà non sono tanto (o soltanto) tecniche, ma sono soprattutto comunicative e di formazione. Regole più semplici e uniformi aiutano nella diffusione di sistemi via via più evoluti e che possono portare a benefici e a risparmi anche considerevoli. Spiace solo che un chiarimento così importante sia arrivato solo ora, dopo anni che tutti i soggetti interessati si sono prodigati per rispettare un termine molto più restrittivo.

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