Conservazione delle fatture elettroniche

Comunicato stampa AssoSoftware: 18/09/2018

 

La Conservazione digitale delle fatture, in particolare di quelle passive, con l’avvento della fatturazione elettronica, ripropone il problema di come assolvere alle disposizioni di cui all’Art.25 del Dpr.633/72 in particolare in relazione alla necessità di apporre il protocollo IVA al documento stante che le fatture elettroniche non possono essere modificate post trasmissione e che in molti casi i sistemi di conservazione partono direttamente dalla ricezione dei documenti dallo SdI, senza alcuna interazione con i sistemi contabili, tra questi anche quello messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

 

Assosoftware partendo dagli attuali sistemi già implementati e dagli adeguamenti che molte aziende stanno avviando in questi giorni intende dare agli operatori delle utili indicazioni proponendo un ventaglio di soluzioni che si ritengono in egual misura valide e con uno sforzo interpretativo conformi alla norma.

In linea generale riteniamo che si possa considerare valida qualsiasi soluzione che, utilizzando le informazioni presenti sulle fatture conservate e quelle riportate sul sistema contabile, permetta la rintracciabilità biunivoca dei documenti, a titolo di esempio citiamo:

  1. Utilizzare come chiave univoca la somma delle informazioni cedente/prestatore, data documento e numero documento. Queste informazioni presenti sul documento vengono già ora registrate nei sistemi contabili e, ad eccezione del numero documento, sono da riportare obbligatoriamente sui registri IVA. Riteniamo quindi che si potrebbe validamente sostenere che la rintracciabilità con la fattura conservata è garantita dal riporto sui registri IVA del numero documento o porzione dello stesso, che insieme a data e identificativo del cedente individua una chiave univoca di abbinamento.
  2. Utilizzare l’identificativo SDI (progressivo univoco assegnato ad ogni file transitato attraverso lo SdI), il nome del file, l’Hash del file xml (stringa alfanumerica calcolata secondo l’algoritmo SHA-256) e la posizione xml nel caso di lotto fatture. Riportando una di queste informazioni o combinazioni delle stesse nel sistema contabile si assolverebbe pienamente al presupposto normativo di rendere rintracciabili le fatture in modo biunivoco.
  3. Riportare il Protocollo IVA negli indici metadati dei documenti conservati secondo le indicazioni dello Standard SinCRO. Ovviamente questa soluzione che riteniamo sempre valida ha il limite di dover procedere alla conservazione dopo la registrazione dei documenti e richiede un passaggio di informazioni continuo tra contabilità e conservazione digitale, non sempre possibile.

In particolare si sottolinea che le soluzioni a) e b) garantiscono il collegamento biunivoco tra registri iva e l'archivio delle fatture elettroniche superando di fatto la necessità di istituire un registro dei protocolli, in assenza del numero di protocollo sulla fattura elettronica.

 In relazione inoltre alla risposta fornita al punto 3.1 della circolare 13/2018 dell’Agenzia delle Entrate, a proposito dei criteri di registrazione nei casi di inversione contabile, preso atto che il documento integrato non debba essere oggetto di invio tramite SdI, riteniamo che la soluzione proposta di creare un nuovo documento da allegare alla fattura xml valga solo a titolo d’esempio e che resti sempre valida la possibilità di procedere alla semplice registrazione contabile del documento integrato dandone evidenza sulle scritture contabili (Registri IVA e Libro Giornale), portando in conservazione il solo documento di acquisto originario non integrato.