N. 1/2020

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Dall’emergenza alla ripresa: il ruolo chiave delle software house.

Competenza, collaborazione, semplificazione e responsabilità al servizio del Paese.

di Bonfiglio Mariotti, Presidente AssoSoftware e Chairman Bluenext Srl

Quando è scattato il lockdown, nel giro di pochi giorni o di poche ore, la Pubblica Amministrazione centrale e periferica, la Sanità e le imprese rimaste operative si sono attivate con lo Smart Working. Un risultato reso possibile dalle aziende di software che, in sinergia con i sistemi informativi dei propri clienti, hanno permesso a tanti Enti pubblici e privati di lavorare con efficienza e in sicurezza.

Vogliamo partire da qui per guardare al futuro, consapevoli e convinti che questa fase di rinascita può essere la vera occasione per imprimere un’accelerazione nell’adozione nei più ampi contesti economico e sociali del nostro Paese di tecnologie innovative e di nuove soluzioni organizzative. Per farlo occorre completare quella trasformazione digitale che già è stata avviata con Industria 4.0 ma che, a nostro avviso, richiede ancora uno sforzo deciso soprattutto per accompagnare le PMI nell’adozione di soluzioni software di ultima generazione per la gestione aziendale.

Ecco perché dopo aver lanciato, con la lettera aperta “Chi può paghi” pubblicata sui principali quotidiani lo scorso 8 aprile, l’appello all’assunzione di responsabilità, da parte di tutti coloro che, in questa situazione critica, avendone i mezzi, possono dare un contributo importante all’economia reale per evitare l’aggravamento della crisi, abbiamo inviato questa lettera (qui di seguito) ai Ministri dell’Economia, dello Sviluppo Economico, del Lavoro e dell’Innovazione. Vogliamo così sottolineare come sia per noi necessario rilanciare il Piano Nazionale “Industria 4.0” o qualsiasi altro strumento lo Stato voglia adottare.

Una lettera che vogliamo accompagnare con la richiesta al Governo di un ulteriore intervento che incida profondamente nella semplificazione normativa, nella sburocratizzazione, per consentire un deciso taglio di tutti quei vincoli inutili che soffocano l’iniziativa imprenditoriale e, con essa, la competitività del nostro Paese. Per farlo occorrono norme chiare, stabili e ben scritte e che non lascino spazio a interpretazioni, spesso contrastanti. Obiettivo che può essere raggiunto facendo proprie le migliori pratiche già sperimentate fra la Pubblica Amministrazione e AssoSoftware in tanti casi, uno fra tutti, il successo in ambito fiscale della Fatturazione Elettronica. Un modello di dialogo fra il software gestionale, presente in ogni impresa italiana o studio professionale, e i servizi delle PA secondo logiche “machine to machine” dove le componenti software usate dagli utenti sul territorio sono intimamente collegate con i servizi della PA tramite una rete di provider tecnologici che possono sgravare il carico sul sistema centrale in termini di accessi, diminuire il rischio di blocchi operativi e, soprattutto, azzerare o quasi i tempi di lavorazione di ogni pratica delle imprese e dei cittadini.

 

SOFTWARE GESTIONALE: ANALISI E SCENARI

di Roberto Bellini, Direttore Generale AssoSoftware

Il mercato del software gestionale in Italia è cresciuto senza sosta dagli inizi degli anni ‘80. Cos’è diventato e quanto vale oggi? AssoSoftware, in collaborazione con gli Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano, ha realizzato la prima analisi del mercato del software gestionale italiano attraverso un censimento estensivo con l’obiettivo di evidenziarne le principali caratteristiche: la diversificazione dell’offerta, le peculiarità dei prodotti software e il ruolo chiave per la digitalizzazione del Paese. Il risultato della Ricerca sarà presentato a breve in un apposito evento online. A questo sarà dedicato il prossimo numero di AssoSoftware24.

 

Lettera i ministri

Al Ministro dell’Economia e delle Finanze

On. Prof. Roberto Gualtieri

Al Ministro dello Sviluppo Economico

On. Ing. Stefano Patuanelli

Al Ministro del Lavoro

On. Nunzia Catalfo

Al Ministro per l’Innovazione Tecnologica e la Digitalizzazione

Prof.ssa Paola Pisano

 

Milano, 27 maggio 2020

Ill.mi Signori Ministri,

in questo periodo d’emergenza si è compreso, come mai prima d’ora era accaduto, che ci sono settori che operano dietro le quinte con rapidità ed efficienza e il cui operato troppo spesso viene dato per scontato.

Stiamo parlando delle aziende di software gestionale che rappresentiamo.

Laddove, nel giro di pochi giorni, la Pubblica Amministrazione centrale e locale, la Sanità e le imprese rimaste operative si sono attivate con lo Smart Working, è perché dietro ci sono aziende di software, che in sinergia con i sistemi informativi degli Enti hanno messo a frutto il lavoro di anni di ricerca e sviluppo per la realizzazione di soluzioni innovative che consentono di lavorare a distanza e in sicurezza. Le aziende di software hanno investito molto negli ultimi anni per la digitalizzazione dei processi di aziende ed enti pubblici e l’efficientamento dei servizi da erogare agli stakeholders.

Quotidianamente forniamo supporto informatico ad Aziende ed Enti per la gestione delle richieste dei cittadini, per i servizi sanitari, ma anche per la logistica e tutti gli adempimenti che consentono di garantire i servizi essenziali senza interruzione.

Augurandoci di uscire quanto prima dall’emergenza e che una situazione così non si debba più ripetere, auspichiamo che si tenga conto di questa rete silenziosa di imprese e professionisti che fanno, senza esercitare pressioni, il proprio lavoro.

La macchina pubblica, i servizi e le aziende di produzione potranno fare di questa occasione un’opportunità: per riprendersi sfruttando il grande salto verso una innovazione più compiuta.

Lo sforzo fatto dovrà essere il punto di partenza da cui affrontare la rinascita del paese.

Un paese nuovo, moderno ed efficiente, con le infrastrutture tecnologiche che servono per supportare le soluzioni informatiche disponibili.

In questo contesto ci siamo fatti promotori della campagna “Chi può paghi”, perché crediamo sia utile per il Paese, cercare di non fermare la macchina produttiva ed evitare il più possibile di pesare sullo Stato. È anche per questo motivo che siamo sorpresi nello scoprire che il governo ha deciso lo stralcio delle misure di sostegno al Piano Nazionale Industria 4.0 dallo schema del D.L.: “Rilancio”. Ci auguriamo che ciò sia voluto per proporre una formulazione ancora più forte ed incisiva nei prossimi provvedimenti per lo sviluppo dell’innovazione, recentemente annunciati dal Presidente del Consiglio come prioritari per il Paese.

E ci permettiamo di suggerire alcuni adeguamenti che riteniamo determinanti per stimolare e incentivare gli investimenti informatici per rilanciare la digitalizzazione prima di tutto delle imprese e naturalmente della Pubblica Amministrazione, sia essa centrale che periferica:

Includere i software gestionali in cloud tra gli investimenti in beni immateriali Industria 4.0 che possono beneficiare del credito di imposta;
Aumentare la percentuale del credito d’imposta per investimenti di beni immateriali Industria 4.0 (tra cui il software) dall’attuale 15% al 40% come previsto per i beni materiali;
Aumentare la percentuale del credito di imposta per Innovazione Tecnologica dall’attuale 6% al 20% delle spese sostenute, includendo all’interno anche le attività di ricerca e sviluppo di applicativi software che abbiano elementi fortemente innovativi (es: cloud, Mobile, Blockchain, AI, Big Data ecc.).

In rappresentanza delle centinaia di aziende che producono software gestionale, AssoSoftware è consapevole dell’eccezionalità di questo momento che se da un lato ci ha richiesto uno sforzo straordinario per garantire in questi mesi il funzionamento dei processi vitali delle imprese e delle filiere impegnate sul fronte dell’emergenza, dall’altro ci offre la possibilità di imprimere una decisa accelerazione nell’adozione di tecnologie innovative e di nuove soluzioni organizzative. Tecnologie e organizzazione che ci possano portare al fianco dei paesi più avanzati del mondo.

Rinnoviamo il nostro sostegno al Governo e la nostra massima disponibilità a interagire per trovare soluzioni rapide ed efficaci che consentano al nostro Paese di rialzarsi.

Il Presidente Bonfiglio Mariotti

 

L’emergenza sanitaria: una vera occasione per l’avanzamento tecnologico

Daniel De Vito, Ministero dello Sviluppo Economico

L’emergenza sanitaria degli ultimi mesi ha cambiato radicalmente le abitudini in moltissimi aspetti della nostra vita.

In particolare, in ambito produttivo il distanziamento forzato ha fatto emergere le criticità degli schemi classici dell’organizzazione del lavoro e la necessità di ricorrere a nuovi modelli: lavoro agile, commercio elettronico, vendite a distanza, consegne a domicilio si sono trasformati da una possibilità spesso residuale a una necessità di sopravvivenza dell’impresa sul mercato.

Limitando l’osservazione al solo Smart Working, nato per conciliare i tempi di vita e di lavoro, si nota che i processi di riorganizzazione aziendale avevano portato nel 2019 già a 570 mila le unità che avevano fatto ricorso a questo strumento, con una crescita del 20% rispetto all’anno precedente. Tuttavia, il lockdown ha segnato una vera esplosione di questa modalità lavorativa e da marzo 2020 fino a oggi le persone che hanno continuato a lavorare da casa sono, secondo le prime stime, oltre 8 milioni.

Il dato ci conferma la tenuta del nostro sistema produttivo in termini di adattamento e soprattutto già possiamo parlare dei buoni risultati portati dalla diffusione dello SW in termini di razionalizzazione degli spostamenti, degli spazi fisici e delle risorse, nonché di ottimizzazione dei tempi e d’incremento della produttività nei lavori intellettuali.

Nonostante queste premesse, il periodo sperimentale legato all’emergenza si sta avviando alla conclusione e adesso è indispensabile avviare un ragionamento stabile per il futuro affinché l’utilizzo delle nuove tecnologie assuma non più una veste di novità, ma diventi strutturale: connettività a distanza, condivisione dei dati, sicurezza informatica, tutela della privacy, utilizzo delle piattaforme digitali sono aspetti essenziali di un processo di riorganizzazione orientato sempre più alla digitalizzazione dei rapporti.

Se le imprese di grandi dimensioni evidenziano un’elevata capacità di reazione, le difficoltà sono invece maggiori per le micro e le piccole, in considerazione soprattutto degli investimenti che i nuovi modelli organizzativi richiedono.

Compito della politica è introdurre strumenti per mettere tutti in condizione di essere competitivi sul mercato interno e su quello internazionale.

Anche la Pubblica Amministrazione ha compiuto uno sforzo enorme per adattarsi al nuovo scenario sia attrezzandosi nei confronti dei propri dipendenti sia ridisegnando alcuni aspetti delle misure messe in campo.

In particolare, il Ministero dello sviluppo economico nell’ambito dei progetti di ricerca e sviluppo, con la recente circolare del 16 aprile 2020, n. 1719, ha prontamente precisato che sono ammissibili i costi relativi a prestazioni del personale realizzate anche in modalità di Smart Working o di lavoro agile, aprendo la strada all’applicazione per analogia del medesimo principio a tutte quelle misure caratterizzate dalla parametrazione del beneficio spettante sulle spese per il personale impiegato.

Tuttavia, l’impegno per l’avanzamento tecnologico del nostro sistema produttivo già era forte grazie agli incentivi fiscali del piano transizione 4.0, in tutte le sue componenti: acquisto di beni strumentali, con particolare favore per i componenti software a fronte della rimozione del vincolo di acquisto di beni materiali e l’incremento del beneficio fiscale; investimenti in ricerca e sviluppo; investimenti in innovazione; spese per formazione del personale. In particolare, si evidenzia che è in via di pubblicazione il decreto ministeriale attuativo che darà efficacia alle modifiche da ultimo introdotte in legge di bilancio 2020.

Dopo aver risposto alla crisi sanitaria del Paese e a quella di liquidità delle imprese, il Governo ha dimostrato molta attenzione all’innovazione, anche negli ultimi provvedimenti approvati d’urgenza. Lo stanziamento per gli investimenti in ricerca e sviluppo supera ormai il miliardo di euro: dal fondo di sostegno per le start-up e le PMI innovative alla proroga di 12 mesi della permanenza nel relativo registro speciale; dal potenziamento degli incentivi fiscali per la raccolta di capitali al fondo dedicato al trasferimento tecnologico. Allo stesso modo si rafforza l’impegno alla realizzazione di performanti infrastrutture digitali e di rete quali condizioni abilitanti indispensabili per il superamento del divario digitale.

A noi rimane aperta la sfida più grande: la creazione di una solida “infrastruttura culturale” che sia in grado di sostenere nel tempo l’avanzamento tecnologico e coglierne al meglio le potenzialità. Sotto questo aspetto non possiamo disperdere l’abbrivo dato dall’emergenza sanitaria che in pochi mesi ha costretto il Paese a fare un grande salto in avanti: in poco tempo abbiamo conquistato un vantaggio da non disperdere, ma che ora deve diventare un punto di svolta per la costruzione di un futuro migliore e sostenibile.

 

Il lavoro da remoto e i problemi di sicurezza.

Le buone pratiche per Smart Working e Telelavoro.

Di Antonio Campodipietro, ADS Spa

Come abbiamo potuto sperimentare in questo periodo, una pandemia, forse più di altre situazioni di crisi, può avere effetti rilevanti sulle aziende: è un evento che, oltre causare problematiche legate alla salute, può interrompere le attività e i processi aziendali. Un Piano Pandemico, da adottare all’inizio della diffusione del SARS-CoV-2, sarebbe stato utile per le aziende; purtroppo la maggioranza delle PMI in Italia non ne avevano uno pronto.

Fortunatamente, molte aziende dell'Information Technology, per aumentare la produttività, da tempo fanno un importante uso delle tecnologie che rendono semplice il lavoro da remoto. Questo strumento offre anche un altro vantaggio: consentire il lavoro da remoto nel corso di un evento critico è una pratica di resilienza prevista nei Piani di Continuità Operativa.

La disponibilità di queste tecnologie ha quindi permesso a molte realtà di non interrompere totalmente le proprie attività. Tuttavia, si sono presentate problematiche di sicurezza, sia dal punto di vista della salute sul lavoro (safety) sia da quello della sicurezza delle informazioni (security). Per risolvere queste problematiche sono fondamentali politiche e prassi efficaci in modo che il lavoro da remoto risulti non solo pratico ma anche sicuro.

La sicurezza sul lavoro (safety).

Il lavoro da remoto, cioè l’attività effettuata fuori dai locali dell’azienda, può essere regolato contrattualmente in due diverse modalità: come Telelavoro, dove l’attività è svolta con l’orario tipico da una postazione stabilita (tipicamente presso l’abitazione del dipendente) oppure come Lavoro Agile (Smart Working), dove invece l’orario non è vincolato (poiché l’attività è legata agli obiettivi da raggiungere) e non è prevista una postazione fissa.

Per quanto riguarda la sicurezza sul lavoro, entrambe le tipologie contrattuali devono tener presente dell’art.3 c.10 del D.Lgs 81/08, il quale prevede che “a tutti i lavoratori subordinati che effettuano una prestazione continuativa di lavoro a distanza, mediante collegamento informatico e telematico” si applicano ugualmente le disposizioni riguardanti le Attrezzature munite di videoterminali e quelle per l’Uso delle attrezzature di lavoro e dei dispositivi di protezione individuale. In pratica, nel lavoro a distanza, permane l’obbligo dell’analisi dei posti di lavoro (con particolare riguardo ai rischi per la vista e per gli occhi, ai problemi legati alla postura ed all'affaticamento fisico o mentale e alle condizioni ergonomiche e di igiene ambientale) nonché quello di prendere le misure necessarie per “salvaguardare i lavoratori da tutti i rischi di natura elettrica”.

Quindi per il lavoro remoto rimane necessaria l’adozione delle misure appropriate per ovviare ai rischi riscontrati nel DVR (Documento di valutazione dei rischi) nonché l’organizzazione e predisposizione dei posti di lavoro: la valutazione deve tenere in considerazione “le condizioni e le caratteristiche specifiche del lavoro” (comprese eventuali interferenze) e i “rischi presenti nell'ambiente di lavoro”.

È posta anche attenzione sulla necessità di “verificare la corretta attuazione della normativa in materia di tutela della salute e sicurezza da parte del lavoratore a distanza” per cui è possibile, previo preavviso e consenso del lavoratore, l’accesso ai locali per i controlli opportuni.

Ricapitolando, l’attivazione del lavoro da remoto pone alle aziende delle problematiche di sicurezza sul lavoro che dovranno essere valutare nel proprio DVR. Ma questa doverosa valutazione dei rischi riguardante la tutela della salute dei dipendenti in realtà torna utile anche dal punto di vista dell’operatività aziendale: gli standard internazionali che si occupano di Security e di Continuità Operativa considerano le persone come risorse importanti per attuale i propri piani di sicurezza delle informazioni e quindi fra le prime da tenere presente in un’analisi dei rischi.
La sicurezza delle informazioni (security).
Per la sicurezza delle informazioni sono disponibili più framework internazionali di riferimento: quale scegliere per il proprio sistema di gestione? È presente uno spunto nell’art.32 Sicurezza del trattamento del GDPR che richiede di mettere “in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che comprendono, tra le altre, se del caso… la capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l'integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento”.
Il richiamo a due serie di standard ISO è evidente: la ISO/IEC 27000 definisce la sicurezza delle informazioni (3.28) come la protezione della riservatezza (3.10), cioè l’accesso controllato per garantire la confidenzialità, dell’integrità (3.36), cioè la completezza e la correttezza, e della disponibilità (3.7), cioè la possibilità di accedere quando necessario. Per quanto riguarda invece la resilienza, il termine compare già nel titolo della ISO 22300 (Security and resilience) ed è definita come la capacità di assorbire e adattarsi in un ambiente che cambia (3.193.2).
Entrambe le serie ISO offrono, in standard certificabili, indicazioni riguardo le persone sia nella gestione della sicurezza delle informazioni che in quella della continuità operativa: nella ISO/IEC 27001 (Sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni) i controlli previsti si occupano, fra l’altro, della sicurezza delle persone (A.7) e di quella degli ambienti di lavoro (A.11); nella ISO/IEC 22301 (Sistemi di gestione della continuità operativa) viene chiesto di identificare non solo i rischi connessi all’interruzione delle attività prioritarie e dei processi, ma anche ad un elenco di risorse fra cui ci sono le persone (8.2.3).
Inoltre, riguardo la sicurezza delle informazioni nel lavoro remoto, sono fornite anche delle guide.
La più dettagliata è presente nella ISO/IEC 27002 (Raccolta di prassi sui controlli per la sicurezza delle informazioni) dove, nel paragrafo dedicato all’argomento dal titolo Telelavoro (6.2.2), è indicata la necessità di una politica e di misure di sicurezza per proteggere le informazioni gestite presso i siti di telelavoro, tenendo conto di vari fattori, fra i quali: il livello di sicurezza fisica dei locali, la sicurezza delle comunicazioni, la fornitura di VDI per non memorizzare informazioni su eventuali dispositivi privati, il pericolo della riservatezza riguardo altri inquilini (familiari, conviventi o amici), l’uso di reti casalinghe e dei servizi wireless, intese per concordare i diritti di autore per sviluppo su eventuali dispositivi privati nonché l’autorizzazione di un accesso su questi per indagini di sicurezza e, infine, i sistemi di protezione quali anti-malware e firewall.
Mentre nella ISO/IEC 22313 (Sistemi di gestione per la continuità operativa - Linee guida), viene indicata la possibilità di “lavorare da casa o in siti remoti” (8.3.2.4) fra le strategie aziendali “per ridurre l'impatto dell'indisponibilità della sua normalità” dell’ambiente di lavoro standard.
Ricapitolando, le politiche di sicurezza delle informazioni devono predisporre misure per gestire il lavoro da remoto in maniera corretta: gli standard internazionali rappresentano uno strumento molto utile per elaborare queste politiche.
Il lavoro da remoto come strategia di sicurezza.
L’inaspettato lockdown ha costretto molte aziende a improvvisare velocemente un piano per il lavoro da remoto. Per la fase 2, ma anche in prospettiva futura, è auspicabile che si vada oltre l’improvvisazione, istituendo una vera e propria politica per il lavoro da remoto; questa deve essere conforme alla normativa nazionale sulla sicurezza sul lavoro e coerente con il proprio sistema per la sicurezza delle informazioni, divenendo anche strategia per la Continuità Operativa: la sicurezza delle informazioni è un paradigma per il lavoro da remoto, ma a sua volta il lavoro da remoto è uno strumento per la sicurezza delle informazioni.

 

Fase 2: il rientro e altri “mostri” da gestire.

Gli aspetti psicologici, operativi e organizzativi della ripresa.

di Mario Brocca, Zucchetti Spa

Venerdì 21 febbraio 2020: primo caso di Coronavirus in Italia, Mattia, di Codogno, 15 km da Lodi. Veloce briefing, configurazione della rete per consentire il collegamento da casa dei colleghi in sicurezza e da lunedì 24, 87% della popolazione aziendale in Smart Working. La paura fa miracoli! Entro il fine settimana successivo la popolazione in Smart Working è passata al 98,5%. Lunedì 4 maggio 2020 è scatta la fase 2 che dovrebbe riportare piano piano alla normalità.

Aspetto psicologico

Far tornare i colleghi al lavoro con il virus che sta ancora contaminando e facendo vittime non è facile; la paura è tanta, sono tutti molto diffidenti e quindi hanno bisogno di essere sicuri che l’ambiente di lavoro sia gestito e non rischioso.

Aspetto operativo

La valutazione del rischio deve riguardare ogni aspetto relativo alla fase del rientro:

l’identificazione di quali siano definite categorie fragili e che quindi sono a maggior rischio in caso di contaminazione per sé o per le persone con cui abitano abitualmente;
l’identificazione delle sintomatologie che possano far propendere per un presunto contagio;
l’identificazione di eventuali contatti con persone positive al Covid-19;
l’utilizzo di mezzi pubblici per recarsi sul posto di lavoro;
la valutazione sulla necessità di venire in ufficio o di poter svolgere l’attività lavorativa da casa;
l’attuabilità del distanziamento delle persone dal momento in cui accedono all’area di lavoro fino al raggiungimento della loro postazione di lavoro e all’utilizzo delle aree comuni. In tutti i casi in cui il distanziamento non sia possibile è necessario prevedere l’utilizzo di DPI.

Tra le misure di sicurezza andranno considerati anche i prodotti utilizzati per la sanificazione quotidiana delle postazioni di lavoro.

Partendo da questi presupposti, abbiamo identificato come strumenti utili nella gestione della fase di rientro:

Un software che consenta l’importazione di planimetrie in formato dwg e l’identificazione visuale delle aree occupabili in relazione a una distanza prevista (distanziamento in entrata e in uscita);
Un App che consenta a tutti i lavoratori prima di entrare in ufficio di dichiarare il proprio stato di salute o altre particolarità necessarie a valutarne l’ingresso;
Un sistema di controllo accesso e rilevazione presenze che consenta l’identificazione certa del lavoratore nella sede;
Un report che consenta di incrociare i dati di accesso con le malattie per identificare eventuali lavoratori che seppur in malattia o in quarantena accedano alle aree aziendali;
Un report che identifichi i lavoratori presenti che non hanno compilato la check list;
Un termoscanner da utilizzare verso coloro che non hanno compilato la check list e in modo randomico su tutti coloro che sono in azienda.

Aspetto organizzativo

Da un punto di vista organizzativo andrà identificato un gruppo di persone (comitato emergenza) che abbia il compito di verificare il sistema e intervenga in modo rapido in caso di necessità. Tale gruppo avrà anche il compito di definire le distanze da tenere, le informative da pubblicare per favorire comportamenti corretti, verso i dipendenti, fornitori e visitatori, le procedure in relazione alle diverse fasi di attività, in modo da favorire comunque il distanziamento e, qualora non sia possibile, prevedere i DPI necessari.

 

La scelta del Cloud come risposta all'emergenza COVID-19.

Continuità, produttività e innovazione.

Di Enrica Eandi, Sistemi Spa

La spinta all’innovazione digitale è iniziata ben prima del COVID-19: le opportunità di collaborazione e di condivisione che i processi digitalizzati consentono erano chiare, insieme alle efficienze che sistemi interconnessi possono portare nelle interazioni tra imprese, Pubblica Amministrazione e intermediari.

Però la dirompente anomalia organizzativa e gestionale portata dall’emergenza COVID-19 ha trasformato una scelta in una nuova normalità, convertendo un’opportunità in un’esigenza. E la risposta è stata anche l’incremento dell’accesso ad applicazioni, soluzioni e sistemi in cloud.

Le imprese hanno bisogno di lavorare in continuità, pur in un periodo completamente anomalo. I professionisti che li seguono, commercialisti e consulenti del lavoro, si trovano a far fronte a molte novità normative che l’urgenza dell’emergente crisi economica sta richiedendo. In questa catena del valore, i fornitori di soluzioni tecnologiche e applicative si sono affiancati tempestivamente, proponendo soluzioni che, grazie a precedenti investimenti strategici, erano disponibili e solide.

I punti fermi che queste soluzioni devono garantire sono principalmente tre:

assicurare la continuità delle attività, anche a fronte di nuove modalità operative e normative;
garantire la produttività degli Studi e delle Imprese nelle attività gestionali, anche nelle modalità di lavoro completamente trasformate dal lockdown e dal conseguente ampio ricorso al lavoro in remoto;
innovare i processi gestionali, eliminando passaggi inefficienti per aumentare la produttività richiesta alla ripartenza.

Gli operatori tecnologici e le software house hanno potuto essere reattivi con l’offerta di soluzioni in cloud perché arrivavano preparati: il 2019y, con la svolta della Fatturazione Elettronica, ha permesso di avere pronte molte soluzioni digitalizzate e interconnesse, fruibili tramite internet.

Il cloud si può riassumere in tecnologia, sicurezza (privacy), dematerializzazione, accessibilità distribuita.

La tecnologia ha dato la prima risposta all’esigenza di lavorare in continuità: per molte imprese e professionisti. Lavorare sul proprio software in locale o in remoto è stata una scelta trasparente, perché le software house hanno reso disponibili i loro software su Server Farm dedicate. Per molti non sarebbe stato possibile affrontare, in un periodo caotico come quello del COVID, anche un cambiamento del sistema informativo e gestionale. Ecco che la fruizione su internet del software gestionale già utilizzato in locale è stata una buona opportunità, che non ha richiesto grandi sconvolgimenti.

La sicurezza, intesa sia come possibilità di lavorare in tranquillità sia come garanzia dei dati, è assicurata e su questo non ci sono più forti remore da parte di imprese e professionisti. Tutte le azioni e gli investimenti che gli operatori informatici hanno fatto a fronte della spinta del GDPR prima, e della Fatturazione Elettronica poi, sono oggi una realtà consolidata.

La dematerializzazione, che ha portato miliardi di documenti a non essere più cartacei, è un’ottima base per consentire di rivedere processi gestionali e soluzioni applicative.

L‘accessibilità distribuita, sostenuta da un’infrastruttura sistemica di accesso a internet a livello nazionale, ha consentito di dare risposte veloci alle richieste di delocalizzazione del lavoro.

Tutte queste caratteristiche sono reali e disponibili, ecco perché molti, in base a queste valutazioni, hanno scelto di ‘passare al cloud’. Ora la sfida è mantenere tutti i valori positivi di questi cambiamenti, facendo crescere la qualità e la varietà dei servizi per le imprese, per i professionisti e per i clienti dei professionisti.

In quest’ambito si gioca il futuro dell’innovazione del paese. Oggi lavorare in continuità è una richiesta lecita in un periodo anomalo come questo, ma modificare i processi e le modalità gestionali è un’esigenza obbligatoria per lo sviluppo di domani.

Alcuni scenari che andranno indirizzati per ottenere il meglio da questi cambiamenti:

COLLABORAZIONE: le interazioni tra le imprese, i loro referenti per le necessità fiscali e contributive, gli enti centrali e governativi e le istituzioni finanziarie devono continuare sulla strada dell’efficientamento e della semplificazione. Occorre diminuire le duplicazioni di dati e procedure, lavorare sulle integrazioni, semplificare i processi autorizzativi. La strada non è semplice perché gli scenari sono complessi, ma gli strumenti informatici ci sono e su questo si sta lavorando molto.
CONDIVISIONE: tutti i documenti digitalizzati devono essere disponibili e i dati in essi contenuti devono essere utilizzabili per sfruttare le informazioni che danno:
avere tutti i dati di una fattura e poterla contabilizzare senza ri-digitare nulla è un risultato di efficienza amministrativa;
avere i dati dei pagamenti e poter fare il controllo delle fatture scadute senza dover aprire diversi sistemi è un altro esempio di come la condivisione può portare a modelli di gestione e controllo migliori.
PROCESSI: i precedenti due esempi, pur semplici, danno indicazioni su come il cloud faciliti la revisione dei processi di gestione e induca riorganizzazioni essenziali allo sviluppo delle attività economiche. L’integrazione tra il ciclo dell’ordine, la fatturazione, l’archiviazione dei documenti, la contabilizzazione e il controllo dei pagamenti è un’ottimizzazione per un processo aziendale. Però quando alcuni passi di questo processo vengono svolti dal commercialista o dall’aziendalista di riferimento, avere la condivisione dei sistemi gestionali permette a ciascuno di svolgere il proprio compito, accedendo agli stessi documenti e alle stesse informazioni, senza duplicazioni e quindi con minor errori.

Su questi scenari si lavora molto per permettere ai professionisti di offrire servizi nuovi e di alto valore aggiunto soprattutto alla grande quantità di microimprese, artigiani e commercianti che formano un importante insieme del tessuto economico italiano. Tutte queste realtà hanno, per definizione, poche risorse interne da dedicare alla gestione, ma hanno bisogno di supporti e strumenti che li aiutino a mandare avanti la loro impresa in modo facile ed efficiente.

Il cloud consente di avere accesso agli strumenti senza avere gli oneri della gestione, di condividere dati e informazioni con chi li aiuta. Questa modalità di lavoro nell’emergenza COVID è stato un elemento che ha fatto la differenza per molti e che può restare come soluzione di efficienza in futuro.

“Il cloud abilita molte opportunità, ma come sempre servono applicazioni concrete e basate su esigenze reali. Su questo stiamo investendo con determinazione. Stiamo sviluppando le soluzioni per digitalizzare i processi di gestione e di condivisione. Semplicità operativa, integrazione e completezza delle informazioni sono gli obiettivi sempre presenti nello sviluppo delle soluzioni di oggi che evolveranno in continuità con le soluzioni di domani.” (Enrica Eandi – AD Sistemi S.p.A.)

 

Covid-19. L’importanza di essere al fianco dei clienti e vicino ai collaboratori

di Michela Frisone, Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia Srl

“Noi ci siamo” non è soltanto un hashtag o un @ per taggare sui social. Non è soltanto uno slogan per un’azione immediatamente messa in campo a favore dei clienti. È la sintesi di un’attitudine che ha coinvolto e unito tutta l’azienda e il suo ecosistema.

Con l’esplosione dell’emergenza Covid-19, Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia ha immediatamente progettato, pianificato e avviato un programma molto ampio e articolato con l’obiettivo di coinvolgere tutti gli stakeholders aziendali: clienti, collaboratori, ma anche fornitori e partner di diverso tipo. L’idea di base è stata quella di sviluppare un’azione corale che coinvolgesse l’intero network di relazioni aziendali in un unico grande progetto. Così nasce il progetto “Noi ci siamo”: uno slogan che significa, in primo luogo, prossimità al cliente, per supportarlo anche sotto il profilo psicologico in un momento, così complesso e difficile, in cui il distanziamento sociale non deve assolutamente coincidere con l’allontanamento dell’azienda dal suo interlocutore.

In secondo luogo, è uno slogan che, altrettanto concretamente, ha voluto significare un “Noi ci siamo” dell’azienda per l’azienda. “Noi ci siamo”: i manager per i collaboratori e i collaboratori per i manager, ma anche i collaboratori per i propri colleghi. La distanza azzerata da un’attitudine.

Per questi obiettivi, l’azienda ha lanciato un dettagliato e fitto programma di sostegno, supporto e formazione ai Commercialisti e Professionisti italiani costretti all’isolamento e al lavoro da remoto con l’obiettivo di favorire la continuità più naturale possibile dell’intenso lavoro professionale. L’iniziativa, online in una pagina dedicata del sito, offre, oltre a contenuti in costante aggiornamento, azioni specifiche per mantenere l’efficienza, l’efficacia e la sicurezza del loro lavoro.

A tutti i professionisti interessati e per le diverse aree di attività professionale, sono offerte soluzioni dedicate all’efficiente lavoro Smart che può contribuire a mantenere vivo il contatto con i propri collaboratori e clienti.

Inoltre, sono stati organizzati numerosi webinar formativi, di approfondimento e applicativi gratuiti sia sulle numerose soluzioni digitali che su temi d’attualità legati all’emergenza Covid-19, insieme a innumerevoli contenuti e articoli dedicati ai temi di drammatica attualità.

“Smart Working: come fruire dei contributi a fondo perduto”, “La digitalizzazione dello Studio e la conservazione sostitutiva”, “Nuove opportunità di business per il professionista digitale”, piuttosto che “Gestire lo scambio documentale” o “Gestire la condivisione dei cedolini paga” sono solo alcuni degli argomenti che l’iniziativa “Noi ci siamo” ha offerto a tutti i professionisti italiani.

L’intero progetto con le diverse azioni e iniziative di formazione e approfondimento, anche operativo, saranno a disposizione per tutta la durata dell’emergenza sanitaria e anche oltre.

Il progetto di sostegno e inclusione rientra in un’ampia azione di digital trasformation che a sua volta è una trasformazione attitudinale collettiva, anche del management perché il cambiamento parte proprio dalla leadership.

Un cambio di mentalità si è rivelato essere la base per spingere l’intera organizzazione ad accedere a una modalità digitale Smart che significa utilizzare tecnologie e strumenti, ma soprattutto una diversa attitudine alla produzione e al coinvolgimento.

Proprio l’emergenza sanitaria ha messo in chiaro i passi avanti che l’azienda ha fatto in termini di digital transformation. Lo Smart Working era già praticato da un anno e mezzo; in questo periodo il management è passato dal controllo visivo della produttività a un approccio più moderno con maggiori deleghe e un’ampia responsabilizzazione dei collaboratori. La crisi Covid-19 ha di colpo accelerato e massimizzato le consapevolezze in fatto di Smart Working e tutta la struttura si è ritrovata a lavorare da remoto. L’esperienza accumulata nei diciotto mesi precedenti ha consentito di mantenere la produttività, lo spirito di collaborazione, il morale. I collaboratori hanno toccato con mano la loro importanza per l’azienda, infatti per la loro salvaguardia è stato deciso di attuare il lockdown ancor prima di quello ufficiale.

Lo slogan e l’hashtag #NoiCiSiamo ha dunque un’accezione olistica; vuole esprimere la vicinanza digitale al cliente ma allo stesso tempo vale anche per l’azienda stessa; dunque per i clienti, per i dipendenti e per i manager. È un rapporto biunivoco che viaggia sui binari virtuali, in piena coerenza con il processo di trasformazione digitale che l’azienda vive e offre al mondo professionale e imprenditoriale italiano.

 

La protezione dei dati personali ai tempi del Codiv-19

di Anna Paola Lenzi – Teamsystem Spa

Che la protezione dei dati personali rivesta un elemento fondamentale nella gestione dell’emergenza legata al Covid-19 è ormai un fatto noto. Lo dimostra la forte attenzione dedicata al tema nel dibattito pubblico, oltre che il proliferare di interventi da parte delle Autorità di controllo italiane ed europee (per una rassegna degli interventi dell’Autorità Garante italiana si veda https://www.garanteprivacy.it/temi/coronavirus).

Ciò, non solo per l’evidente “invasività” sulla sfera personale degli interessati delle misure introdotte dai vari interventi normativi e regolamentari anti-contagio, ma anche per l’affacciarsi di complesse tematiche connesse all’utilizzo di nuove tecnologie nel contesto dell’emergenza. Il tema si è posto con forza in occasione dell’introduzione delle App per il contact tracing, laddove le caratteristiche di privacy-by-design delle soluzioni per il tracciamento sono state un elemento decisivo ai fini della valutazione operata a livello istituzionale. Anche nella fase 2, il tema privacy è destinato a ricoprire un ruolo assolutamente centrale, così come centrale sarà il ruolo delle software house nel mettere a disposizione della collettività soluzioni tecnologiche a sostegno delle misure di contrasto alla diffusione del Covid e dell’auspicato “ritorno alla normalità”.

La sfida, per i produttori del software, sarà quella di fornire applicazioni che siano pensate, by desing e by default, in modo da minimizzare il trattamento dei dati personali e consentire ai clienti (titolari del trattamento) che ne faranno uso di conformarsi alle disposizioni normative e alle indicazioni dell’Autorità Garante.

Vediamo di, seguito, e senza alcuna pretesa di completezza, alcuni dei punti di attenzione da considerare:

LICEITÀ: la soluzione tecnologica dovrà in primo luogo essere pensata in modo da consentire il rispetto del principio di liceità del trattamento (art. 6 e 9 GDPR). Dovrà, quindi, essere condotta una attenta valutazione in merito alla base giuridica in relazione alla quale le diverse categorie di dati possono essere raccolti e trattati, prestando particolare attenzione alle misure previste dai provvedimenti ministeriali (primi fra tutti il D.p.c.m. del 26 aprile 2020 ed il Protocollo condiviso tra Governo e Parti sociali del 14 marzo/21 aprile 2020) e regionali. È chiaro infatti, che il trattamento di dati personali, soprattutto se attinenti alla salute degli individui, potrà essere considerato lecito solo se strettamente giustificato dalla necessità di adempiere agli obblighi imposti a carico di datori di lavori e aziende nell’ambito dei protocolli anti-contagio. Qualora la soluzione consenta di raccogliere dati diversi o ulteriori rispetto a quelli richiesti a livello normativo e istituzionale, bisognerà in primo luogo chiedersi “se” sia ammissibile raccogliere e trattare questi dati;
MINIMIZZAZIONE: le soluzioni dovranno essere pensate per trattare esclusivamente i dati strettamente necessari alla gestione dell’emergenza. Particolare attenzione dovrà essere prestata alle funzionalità di retention e cancellazione dei dati, oltre che alle misure di pseudonimizzazione e alle modalità di consultazione dei dati da parte dei diversi profili utente;
TRASPARENZA: le soluzioni dovranno descrivere in modo chiaro e dettagliato le caratteristiche di sicurezza e protezione dei dati implementate, in modo da consentire al titolare di effettuare le proprie valutazioni sui rischi associati ai trattamenti e di valutare l’adeguatezza delle relative misure di sicurezza. Sarà molto importante chiarire nella documentazione contrattuale gli obblighi e i diritti del provider e quelli dell’utilizzatore in rapporto agli aspetti di protezione dei dati personali, in modo da evitare possibili equivoci o carenze di tutela. Ad esempio, sarà opportuno ricordare al cliente che determinati obblighi, come quelli di informativa verso gli interessati, saranno a suo carico in qualità di titolare del trattamento, mentre la software house agirà tipicamente quale responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR e dovrà ricevere istruzioni in quanto tale;
ACCOUNTABILITY E SICUREZZA: vista la delicatezza dei dati trattati e dei potenziali rischi associati, sarà necessario che le soluzioni siano dotate by default di elevati standard di sicurezza, con riguardo ad esempio alle modalità di autenticazione degli utenti, alla crittografia dei dati di natura particolare, alla sicurezza dei protocolli di comunicazione, alle attività di log monitoring ed alla prevenzione di possibili vulnerabilità per la sicurezza. In relazione ai trattamenti che presentino rischi elevati, sarà necessario procedere ad una valutazione di impatto privacy (PIA) e documentarne i relativi esiti. Per le società dotate di un Responsabile per la protezione dei dati (DPO), sarà certamente opportuno coinvolgere il DPO e richiederne il parere allo scopo di verificare la conformità della soluzione adottata.

Solamente un attento studio dei profili di rischio per la protezione dei dati potrà consentire la progettazione di soluzioni sicure, che consentano di gestire in modo efficace le misure anti-contagio salvaguardando allo stesso tempo i diritti e le aspettative degli interessati.

 

Come cambia l'attività commerciale e la formazione durante la Pandemia.

Paolo Rosetti, Bluenext Srl

È possibile continuare a vendere nuovi prodotti e a seguire i clienti in tempi di lockdown? I clienti ci seguiranno come negli altri anni in questo periodo?

In Bluenext ci siamo posti queste domande a inizio marzo, e se, tutto sommato, grazie a una adeguata pianificazione, è stato facile predisporre l’occorrente per mettere in condizione tutti i collaboratori di lavorare da remoto, restavano grandi incognite circa l’efficacia reale delle vendite in tempi in cui i professionisti e gli imprenditori erano scoraggiati oltre che timorosi per la salute dei collaboratori.

Abbiamo iniziato a svolgere valutazioni dei diversi scenari con un discreto anticipo sui tempi di chiusura; di conseguenza, quando il 9 marzo l’Italia ha dovuto scoprire lo Smart Working, ogni nostro dipendente era già pronto per lavorare da remoto con sim dati, pc portatili o strumenti per l’internet senza fili e anche cellulari per chi aveva rapporti con l’esterno. Strumenti per consentire un lavoro efficiente e sicuro, facilitare la collaborazione, semplificare i processi, monitorare la produzione e mantenerci in costante contatto.

Risolti gli aspetti tecnici eravamo però consapevoli che, nelle emergenze e nelle crisi, resta in piedi o progredisce chi ha già un modello di business adeguato o chi lo imposta velocemente e lo mette a terra immediatamente. Quale sarebbe stato il modello corretto per il mercato dei commercialisti e delle PMI?

Abbiamo quindi iniziato, con qualche dubbio e un po’ di preoccupazione, un’azione puntuale di contatto via mail e telefono con tutti i clienti, per informarli delle iniziative previste in questo difficile periodo, spiegando che l’azienda si era mossa per tempo per offrire lo stesso servizio e supporto pre-pandemia e che erano in corso i rilasci di tutti gli aggiornamenti fiscali nei tempi previsti e con le modalità già stabilite. Allo stesso tempo li abbiamo costantemente informati del rispetto dei rilasci delle nuove funzioni o dei nuovi prodotti già in cantiere. Abbiamo creato velocemente un team per gestire e garantire la formazione a distanza con la nostra piattaforma di e-learning e l’erogazione di webinar gratuiti, anche con i crediti formativi per i professionisti. Con un nuovo format: convegni agili e interessanti, semplici da ascoltare e con durata dimezzata rispetto al passato. Per essere solidali con il mondo delle professioni, in questo periodo critico abbiamo consentito l'utilizzo gratuito della piattaforma di e-learning a tutti gli ordini professionali locali, con la regia e il presidio a cura dei nostri addetti.

I commercialisti e i consulenti, più delle stesse imprese, sono stati chiamati in prima linea per sostenere piccole e grandi aziende, destreggiandosi fra un decreto e l’altro, e aiutare dipendenti e titolari a fare scelte difficili fra chiusure e norme sulla sicurezza. Questa azione impegnativa ma fondamentale ha permesso di stringere ulteriormente i rapporti con i clienti, e di fare apprezzare loro nuovi moduli e servizi, quali, ad esempio, il passaggio da una soluzione on premise presso lo studio a una soluzione cloud presso il data center di Bluenext, la condivisione dei documenti da remoto, la gestione documentale e il business process management, mantenendo le vendite 2020 in linea con il budget previsto.

Anche per quanto riguarda gli oltre 150 partner commerciali abbiamo sperimentato e poi varato nuovi modelli di comunicazione e di interazione. Non potendoci incontrare di persona nelle abituali convention abbiamo optato per una serie di web meeting che i nostri distributori e agenti hanno valutato molto positivamente per efficacia, freschezza e maggiore possibilità di interazione. In queste web conference, con i partner divisi in gruppi, abbiamo affrontato i temi della sicurezza, della riapertura, degli aiuti a imprese e professionisti annunciati dai vari Dpcm e presentato nuovi strumenti, senza dimenticare i programmi di sviluppo, i nuovi progetti, le best practice commerciali, le iniziative di comunicazione e marketing.

In conclusione, ci sentiamo di affermare che questa emergenza ha obbligato tutte le software house (come molte altre aziende del resto), ad agire in maniera più concreta ed efficace del solito, in molti casi cambiando radicalmente l’approccio quotidiano al lavoro. Abbiamo registrato un aumento della produttività, una maggiore condivisione degli obiettivi aziendali, un’evidente solidarietà interpersonale tra colleghi ma anche con clienti, rivenditori e fornitori, prima poco visibile, e un inaspettato investimento, in termini di digitalizzazione, da parte dei nostri clienti in strumenti e modalità di gestione di un’organizzazione.

Questa riforma digitale obbligata è stata un’opportunità da non sprecare: è cresciuta la consapevolezza che ci possono essere importanti vantaggi ripensando gli spazi, gli strumenti, le modalità operative e le dinamiche di incontro.