N. 2/2018

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E-INVOICE: DALL’OBBLIGO L’OPPORTUNITA’ DI MODERNIZZARE IL PAESE

Facilità d’uso, integrazione e automazione le parole d’ordine per le software house

Di Bonfiglio Mariotti Presidente AssoSoftware e Chairman Bluenext

La fatturazione elettronica è la classica situazione ideale in cui tutti i soggetti coinvolti ne traggono vantaggi. I clienti e fornitori in qualche modo si integrano e dialogano anche su piani prima sconosciuti e addirittura considerati sospetti; le professionalità in aziende, grandi o piccole che siano, si modificano insieme ai tempi di compilazione, spedizione, archivio delle fatture. Il rapporto con gli enti centrali si distende, la digitalizzazione rende l’Agenzia delle Entrate più neutra e in questo caso la tecnologia può apparire come una livella. Anche il sistema bancario potrà dirsi beneficiato dall’introduzione della fatturazione elettronica, ad esempio nell’erogazione di crediti, poiché la fase del controllo risulta molto più rapida e regolamentata. Se l’esistenza fiscale di documenti è dimostrata dal Sistema di Interscambio, la verifica è più facile e l’erogazione di un credito avrà basi più solide. Il professionista-commercialista potrà agire come un garante consentendo alle banche, l’accesso a una vera e propria Piattaforma di Certificazione del Credito dei propri clienti (se da questi autorizzato). Un po’ come avviene per la PA dove i crediti certificati sono considerati “sicuri” e immediatamente bancabili. Il mondo professionale potrà finalmente gestire un processo in automatico, potrà beneficiare dei big data che emergeranno dalla fatturazione digitale e che in automatico confluiranno nei gestionali contabili. Come sappiamo il tessuto imprenditoriale italiano è composto principalmente da imprese medio-piccole e addirittura piccolissime che non hanno la possibilità di avere un direttore finanziario che aiuti a pianificare e a tenere sotto controllo le attività economiche. Questa figura è però essenziale in un processo di crescita e di sviluppo in un’epoca in cui la concorrenza diventa spietata e proviene da ogni parte del pianeta. Con la fine dei finanziamenti facili del sistema bancario, la necessità di un controllo puntuale dei flussi finanziari e dell’accesso al credito ma, perché no, anche degli scostamenti dei budget di ricavi/costi, si fa pressante. La fatturazione elettronica offre ai professionisti l’opportunità di diventare loro stessi i CFO dei loro clienti a tutto beneficio dello sviluppo del loro business. Questi vantaggi però saranno realmente percepiti dagli operatori solamente se gli strumenti software utilizzati saranno anch’essi semplici, soprattutto integrati, non staccati dalla collaborazione con il gestionale utilizzato ogni giorno in azienda o nello studio e completamente automatizzati. Nel 2018 non è più accettabile che le fatture non siano il risultato automatico di ordini e bolle già prodotte informaticamente o che una fattura elettronica debba essere prima stampata e poi imputata manualmente nella contabilità di un professionista o di una impresa. Si deve puntare alla massima integrazione dei processi e degli strumenti, riducendo le fasi manuali ed eliminando qualsiasi barriera che impedisca gli automatismi e rallenti le attività. Solo in questo modo l’e-fattura potrà diventare un acceleratore per raggiungere tutti i benefici sopra citati. Su questo piano AssoSoftware svolge da tempo un ruolo attivo e in tema di fatturazione elettronica fornisce ai propri associati tutta l’assistenza e le informazioni necessarie per realizzare prodotti moderni, completi, rispondenti alle specifiche tecniche e perfettamente integrati con il sistema di interscambio pubblico. Questa attività è stata resa possibile grazie anche alla disponibilità e alla collaborazione dell’Agenzia delle Entrate che con piacere ospitiamo in questo numero speciale di AssoSoftware24 perché illustri i passi operativi che l’amministrazione sta compiendo per accompagnare l’avvio dell’obbligo.

 

 

ASSOSOFTWARE A FIANCO DELLE IMPRESE

di Roberto Bellini – Direttore Generale di AssoSoftware

Assosoftware è da sempre molto attenta ai processi di innovazione del Paese. Fin dall’avvio del Fisco telematico (fine anni ’90) le aziende nostre associate si sono prodigate nel fornire ai contribuenti gli strumenti software e l’assistenza necessaria che sono serviti al legislatore per avviare un dialogo tra Stato e Cittadini sempre più moderno e automatizzato. L’Associazione è sempre stata un collante fondamentale tra Produttori di software, Pubblica Amministrazione e Utenti finali, portando ai tavoli pubblici l’esperienza quotidiana vissuta a stretto contatto con imprese e intermediari. Proprio il ruolo di profondi conoscitori dei processi aziendali ci ha portato a sviluppare uno Standard di codifica della fattura elettronica per arricchire il formato XML ministeriale con una serie di informazioni gestionali utili all’automazione del ciclo passivo. Così clienti e fornitori possono scambiarsi fatture elettroniche in modo sempre più integrato nei processi aziendali, a prescindere dal software utilizzato. L’Associazione mette poi a disposizione dei propri soci un set di strumenti che facilitano l’integrazione della fatturazione elettronica nei software gestionali tramite Software Hub System, la società di servizi del sistema dedicata all’interscambio documentale. Negli ultimi mesi, infine, AssoSoftware ha pubblicato un’applicazione, liberamente utilizzabile da qualsiasi operatore pubblico o privato, che permette di visualizzare le fatture XML secondo il consueto formato prefincato, così da rendere facilmente leggibili i file fattura anche da soggetti non ancora informatizzati e sprovvisti di software gestionale.

 

 

Dati, invio, ricezione: passo per passo le regole dell’e-fattura

Ruolo centrale dello SdI: verificherà la correttezza dei dati e informerà dell’avvenuta consegna del documento

di Carmelo Piancaldini*

* Responsabile delegato dell’Ufficio Applicativi Divisione Servizi - Agenzia delle Entrate  

La fattura elettronica tra soggetti residenti e stabiliti sul territorio italiano è un processo caratterizzato da due elementi fondamentali: l’utilizzo di un formato standard (XML) della fattura e l’invio e la ricezione della stessa mediante il Sistema di Interscambio (SdI). Questi due elementi comportano che la fattura sia compilata solo in modalità elettronica (mediante un PC, un tablet o uno smartphone) con un software in grado di generare il file in formato XML e che, oltre ai dati minimi obbligatori per legge, sia inserito nella fattura l’indirizzo telematico dove il cliente intende ricevere il file.

Le regole tecniche per predisporre, trasmettere e ricevere le fatture elettroniche tra privati sono disciplinate dal provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 30 aprile 2018: vediamo, in sintesi, cosa prevedono tali regole.

Il fornitore, in fase di compilazione della fattura, dovrà inserire obbligatoriamente il numero della fattura, la data, gli identificativi fiscali e le anagrafiche sua e del cliente, l’indirizzo telematico di quest’ultimo (valorizzando sempre il campo “Codice destinatario”), la natura, la quantità e la qualità dei beni o dei servizi ceduti, l’imponibile, l’aliquota Iva e l’imposta (ovvero la natura dell’operazione ai fini Iva).

Una volta compilata la fattura, il fornitore avrà diversi modi per trasmettere il file al SdI: accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” del sito web dell’Agenzia delle entrate ed effettuando l’upload del file ovvero utilizzando le procedure web o app messe a disposizione dall’Agenzia; mediante una Pec (sua o di un intermediario); mediante un canale telematico web service o FTP (suo o di un intermediario) preventivamente “accreditato” con il SdI.

Ricevuta la fattura, il SdI effettua dei controlli minimi verificando: la presenza dei dati obbligatori per legge, l’esistenza della partita Iva del fornitore e della partita Iva o del codice fiscale del cliente, la presenza dell’indirizzo telematico dove consegnare la fattura. Se i controlli non vanno a buon fine, il SdI invia una “ricevuta di scarto” al fornitore sullo stesso canale da cui ha ricevuto la fattura: in tal caso la fattura non è emessa e il fornitore ha 5 giorni per correggerla e ritrasmetterla.

Il cliente potrà ricevere dal SdI la fattura elettronica mediante una Pec (sua o di un intermediario) o un canale telematico web service o FTP (suo o di un intermediario): pertanto, quando il fornitore gli chiederà l’indirizzo telematico dove spedire la fattura, il cliente potrà comunicare o un indirizzo PEC oppure il codice di 7 cifre (c.d. “Codice destinatario”) che identifica il canale telematico prescelto. Nel caso in cui la consegna della fattura va a buon fine, il SdI trasmetterà al fornitore una “ricevuta di consegna” e la fattura si considera emessa alla data riportata in fattura.

Qualora il cliente non comunichi al fornitore l’indirizzo telematico (Pec o codice destinatario) dove vuole ricevere la fattura, quest’ultimo potrà inserire nella stessa il valore predefinito del codice destinatario “0000000”: in tal caso il SdI metterà a disposizione del cliente la fattura nella sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”. Il valore predefinito del codice destinatario “0000000” va utilizzato anche nel caso in cui il cliente sia un consumatore finale o un soggetto Iva che opera in regime forfettario, di vantaggio o agevolato dell’agricoltura. In tali casi il fornitore fornirà copia analogica o elettronica della fattura al cliente avvisandolo che la fattura elettronica è messa lui a disposizione nella sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”. 

Una copia informatica di tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute, correttamente processate dal SdI, sarà messa a disposizione di tutti gli utenti nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.

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Una spinta alla digitalizzazione che fa bene al sistema Paese

L’e-fattura offre vantaggi al fisco, ma riduce gli adempimenti e può rendere più efficiente la gestione del business

di Carmelo Piancaldini*

* Responsabile delegato dell’Ufficio Applicativi Divisione Servizi - Agenzia delle Entrate  

La fattura è il principale documento fiscale con cui vengono certificate cessioni di beni e prestazioni di servizi, ma rappresenta anche un documento fondamentale per la gestione dei processi gestionali delle aziende poiché, con essa, possono essere veicolate un numero anche significativo di informazioni dell’interno ciclo dell’ordine (dalla nota d’ordine fino al pagamento). La predisposizione, la trasmissione e la ricezione di una fattura in formato elettronico “strutturato” consentono di gestire con rapidità e automatismo i dati – fiscali e commerciali – in essa contenuti, abbattendo i tempi operazionali, i rischi di errori, l’uso e la conservazione della carta e, in definitiva, i costi dei processi amministrativi. Ma gestire le informazioni in forma automatica significa anche poter monitorare trend di vendite/acquisti, effettuare analisi di mercato e, quindi, gestire meglio il proprio business.

Questi elementi hanno portato la Commissione UE ad inserire la fatturazione elettronica tra gli obiettivi principali dell’Agenda digitale europea e, nel 2010, ad attivare il Multistakeholder Forum on e-invoicing e i fora nazionali con l’obiettivo di far diventare quello elettronico il metodo prevalente di fatturazione in UE entro il 2020, con benefici attesi per circa 240 miliardi di euro.

Il nostro Paese si è trovato in una posizione favorevole rispetto alle iniziative della Commissione perché, già con la legge 244/2007, aveva introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA. Questo processo, operativo dal 2014, è stato fondato sul Sistema di Interscambio, uno snodo centrale attraverso cui le fatture devono transitare per verificarne la correttezza formale e, soprattutto, per poter far acquisire all’Amministrazione alcuni dei loro dati per il monitoraggio della spesa pubblica.

Nel 2011, inoltre, è stato istituito il Forum italiano sulla fatturazione elettronica, un consesso aperto all’interno del quale si è sviluppato un costante e costruttivo confronto tra tutti gli stakeholders pubblici e privati: il Forum ha rappresentato un modello di lavoro, producendo in questi anni proposte tecniche, normative e regolamentari poi indirizzate e recepite dall’Amministrazione e dal Governo (e, quindi, dal Parlamento).

Il legislatore italiano, sfruttando l’impianto operativo del processo verso la PA ormai rodato ed utilizzato da circa 1 milione di operatori IVA nazionali, ha introdotto l’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica tra soggetti privati nazionali con due obiettivi: 1) sfruttare il SdI per far acquisire all’Amministrazione in tempo reale, in forma strutturata e in modo certo i dati fiscali delle fatture; 2) accelerare la diffusione dell’uso della fattura elettronica nel nostro Paese. Il primo obiettivo, con risvolti prettamente fiscali, porta con sé una riduzione degli adempimenti (eliminando il c.d. “spesometro”), la concretizzazione di un processo di confronto pre-dichiarativo tra Amministrazione e operatori, arrivando – medio tempore – a supportare quelli di ridotte dimensioni nella fase di liquidazione e dichiarazione Iva, concentrando le attività di controllo verso i fenomeni a maggior rischio di frode ed evasione. Il secondo obiettivo, di portata forse ben più ampia, è quello di spingere gli operatori (e anche l’Amministrazione) a cambiare ed efficientare i propri processi gestionali e contabili, attraverso la digitalizzazione degli stessi, utile alla competitività anche delle piccole e medie imprese.

È indubbio che un processo del genere, nella fase iniziale, genera difficoltà e timori. In tal senso l’Agenzia delle entrate, con il provvedimento del 30 aprile scorso (anch’esso frutto del confronto nel Forum), ha semplificato il processo di veicolazione delle fatture al SdI (accettando anche fatture non firmate digitalmente, semplificando indirizzamento e consegna e certificando le date di emissione e ricezione – ai fini fiscali – delle fatture) e ha messo a disposizione procedure (web e app) gratuite per predisporre, trasmettere e conservare con facilità le fatture.  

L’Italia, quindi, si pone oggi in Europa come modello da seguire e con un vantaggio competitivo che, se saprà essere sfruttato, potrà generare un incremento della tax compliance e un miglioramento del sistema paese.

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I VANTAGGI DELL’INTEGRAZIONE TRA I SOFTWARE

Il ruolo dell’e-Invoicing avrà importanti ricadute sul miglioramento dei processi per aziende e professionisti

Cogliere l’occasione dell’obbligo della Fatturazione elettronica per introdurre strumenti informatici per gestire in modo integrato e automatico i processi aziendali rappresenta la sfida da vincere per imprese e studi professionali.

Per le aziende i maggiori benefici sono relativi alla digitalizzazione del ciclo dell’ordine: l’integrazione delle fatture elettroniche nell’ERP connette amministrazione e logistica, permettendo di verificare lungo la supply chain eventuali disallineamenti. Le funzionalità di archiviazione, ricerca, verifica e controllo automatico, rendono il processo più efficiente e sicuro, consentendo la collaborazione e condivisione dei dati tra differenti player della catena del valore. L’unica particolarità è che difficilmente si è autonomi: vi deve essere una collaborazione con il proprio cliente/fornitore al fine di massimizzare i vantaggi di entrambi. L’obbligo di fatturazione elettronica può infatti rappresentare un volano per velocizzare i processi di digitalizzazione nelle aziende e nelle realtà professionali

Automatismi e integrazione permettono di disporre dei dati aziendali in tempo reale, di condividere informazioni fruibili da tutte le unità di business nello stesso momento, di migliorare la capacità analitica/previsionale con un impatto notevole su molteplici aree (come il magazzino, la logistica, la produzione, gli acquisti e le vendite) che beneficiano delle fatture XML con formato arricchito.

Le organizzazioni vivono di relazioni e scambiano continuamente comunicazioni e informazioni di ogni tipo. A questa rete si aggancia inevitabilmente il processo di fatturazione elettronica dando la possibilità, da un lato, di avvicinare stakeholder nuovi e, dall’altro, di gestire in modo più efficiente le informazioni che vengono scambiate. Il passaggio a un sistema elettronico di invio e ricezione delle fatture apre alle aziende nuove possibilità commerciali con operatori, filiere di fornitura e grandi buyer prima quasi inavvicinabili a causa di barriere all’ingresso legate più all’arretratezza digitale o ai costi di sistemi informatici evoluti che alla qualità del bene o servizio offerto.

Il vero valore della fatturazione elettronica, oltre a quelli elencati, consiste però nella creazione di cultura digitale, abituando le imprese del nostro Paese a gestire documenti in formato elettronico elaborabile; storicamente le imprese italiane sono infatti lente nell'accogliere i cambiamenti innovativi e sono ancora poco convinte dei vantaggi nella digitalizzazione delle relazioni B2B.

Oltre 900.000 fornitori usano già la fatturazione elettronica (un insieme fortemente eterogeneo per area geografica di provenienza, settore di riferimento e dimensioni) ed è importante accogliere il cambiamento in atto: la completa digitalizzazione del Paese, coinvolgendo in prima persona clienti, collaboratori e fornitori.

La sfida che abbiamo davanti è rappresentata dai tempi di adeguamento dei sistemi gestionali e dei processi di lavoro da parte di imprese e professionisti. È fondamentale lavorare sulle persone, informandole e motivandole, affinché i processi di cambiamento in digitale consentano di raggiungere i massimi benefici, evitando di limitarsi semplicemente a subire il nuovo obbligo.

10 vantaggi della fatturazione elettronica

  1. Risparmio di tempo dedicato alla creazione, invio e archiviazione delle fatture
  2. Risparmio di denaro per spese di spedizione postale e di stampa dei documenti
  3. Risparmio di spazio: l’archiviazione digitale elimina i faldoni
  4. Sicurezza nella conservazione: con i software di fatturazione elettronica validi il servizio di conservazione è integrato e sarà a norma di legge per 10 anni
  5. Semplicità e facilità di utilizzo: gli applicativi di fatturazione elettronica semplificano la gestione
  6. Sicurezza nella gestione dei dati: i dati sensibili sono trasmessi sul canale protetto del Sistema di Interscambio che raccoglie e monitora i dati inviati e ricevuti
  7. Fruibilità: il sistema di fatturazione elettronico è utilizzabile attraverso internet, questo permette di creare fatture elettroniche ovunque, anche in mobilità
  8. Riduzioni fiscali: lo Stato prevede agevolazioni che si traducono in sgravi amministrativi
  9. Controlli fiscali semplificati: grazie alla conservazione sostitutiva e all’indicizzazione, sarà facile reperire e consultare con facilità le fatture in qualsiasi momento
  10. Tracciabilità dei movimenti e dei pagamenti: l’utilizzo della fatturazione elettronica faciliterà il monitoraggio dell’invio e della ricezione dei documenti nonché la tracciabilità dei pagamenti

 

E-FATTURA E DIGITALIZZAZIONE: SOLUZIONI SOFTWARE SU MISURA

Per le imprese di ogni dimensione la sfida passa dai sistemi orientati al cliente

Il mercato offre un’ampia gamma di soluzioni per gestire l’e-fattura; la scelta è strettamente legata alle caratteristiche dell’azienda utilizzatrice e al suo grado di informatizzazione.

Come già ricordato, su 5 milioni di partite IVA, meno del 20% ha un software per la quotidiana gestione amministrativa dell’impresa. Per questa minoranza la digitalizzazione dei documenti è già un fatto acquisito. Si tratta quindi di approfittare della fatturazione elettronica per fare un ulteriore passo in avanti verso una maggiore efficienza e automazione dei processi interni, puntando sull’integrazione dei loro prodotti gestionali con le funzioni di invio e ricezione dello SdI e sull’automazione delle registrazioni contabili, garantite dal formato strutturato XML dell’e-fattura e dall’arricchimento introdotto con lo standard AssoSoftware.

L’integrazione con lo SdI per l’invio e la ricezione delle fatture potrà avvenire con un modulo di gestione della PEC (posta elettronica certificata), ovvero tramite l’integrazione con i servizi cloud dell’Hub che la software house metterà a disposizione dei propri clienti. In entrambi i casi l’azienda non dovrà preoccuparsi di sincronizzare il dialogo con lo SdI perché tutto sarà gestito in modo trasparente e automatico. Conservazione digitale dei documenti e servizi finanziari evoluti completeranno la gamma delle possibilità che l’impresa avrà a disposizione per essere più efficiente e competitiva.

Per il restante 80%, circa 4 milioni di imprese sprovviste di un sistema gestionale, per lo più ditte individuali e lavoratori autonomi, la sfida sarà ancora più importante con vantaggi a medio e lungo termine molto significativi. Infatti per queste realtà si tratterà, per la prima volta, di una vera e propria informatizzazione dei processi aziendali che permetterà finalmente di gestire archivi elettronici per effettuare preventivi, ordini, ddt e infine fatture, in modo integrato, riducendo le attività manuali e le possibilità di errore.

Per queste aziende servirà il supporto di software house e commercialisti che diverranno gradualmente anche i consulenti capaci di guidarle nella “trasformazione digitale” e nelle corrette scelte informatiche: tra il classico software gestionale e modulare stand-alone e soluzioni completamente web, su piattaforme cloud, messe a disposizione dalla software house o dallo stesso professionista con il quale si potranno condividere archivi e funzionalità secondo un modello “collaborativo” che vede lo studio come un’estensione della azienda ad alta professionalità.

 

IL DIGITALE RILANCIA IL RUOLO DEGLI STUDI PROFESSIONALI

Determinante il contributo degli intermediari nella diffusione delle buone prassi di processo

L’adozione della fatturazione elettronica ha dato un’ulteriore spinta alla digitalizzazione dello studio costringendo a una revisione dell’organizzazione e a una ottimizzazione dei flussi e dei processi interni di produzione dei servizi tradizionali di elaborazione dati.

Il professionista o l’associazione che si dimostrerà in grado di guidare le aziende clienti nel processo di fatturazione elettronica e più in generale, nella trasformazione digitale in atto a opera dell’Amministrazione finanziaria, verrà percepito come interlocutore fondamentale per il sostegno dell’attività dell’azienda cliente, non limitando il proprio ruolo all’espletamento degli adempimenti fiscali. Tutto ciò porta alla creazione di un’offerta di servizi più ampia e diversificata che rappresenta un vantaggio competitivo rispetto ad altri soggetti operanti nel settore, compresa l’AdE, e contribuendo in ultima analisi all’ampliamento e alla fidelizzazione della clientela acquisita.

Anche il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti è convinto delle opportunità che si aprono per lo Studio professionale che passerà alla contabilità digitale con l’avvento della fatturazione elettronica. Infatti nelle conclusioni finali del documento “I servizi contabili nell’era della digitalizzazione: il passaggio dalla contabilità analogica alla contabilità digitale e le opportunità per il commercialista” sono riportati alcuni principi che sono alla base delle soluzioni che le software house stanno mettendo a disposizione dei loro clienti e precisamente:

- la collaborazione studio-cliente diventerà sempre più rilevante, perché consentirà al commercialista di continuare a svolgere, anche se in modo diverso, quel ruolo centrale di intermediario tra azienda e Amministrazione Finanziaria che da sempre lo contraddistingue;

- l’integrazione tra i diversi moduli che compongono la soluzione software dello studio professionale, consentirà al commercialista di massimizzare i vantaggi ed i benefici derivanti dalla digitalizzazione, ove con integrazione si intende la capacità dei software di scambiarsi dati in modo veloce e senza ambiguità, favorendo la condivisione delle informazioni tra i diversi soggetti che vi partecipano;

- si valorizzano i dati delle fatture che lo studio è in grado di intercettare in tempo reale, informazioni che costituiscono un vero e proprio patrimonio e a esse potranno essere agganciati servizi a valore aggiunto da proporre ai clienti;

- si riduce l’inserimento manuale di una moltitudine di dati contabili da parte del personale degli studi, che vedrà modificate parte delle sue abituali attività e potrà dedicarsi ad altre di maggior valore.

STORIA DI ORDINARIA AMMINISTRAZIONE “DIGITALE”

Antonio, giovane agente rivenditore di prodotti per l’edilizia, chiede alla sua commercialista Simona un software per la fatturazione elettronica, pensando di poterlo gestire in autonomia viste le sue conoscenze informatiche. Antonio, infatti, pur svolgendo un’attività che richiede la sua presenza fisica in cantiere per intere giornate, ritiene di avere abbastanza tempo da dedicare anche alla propria gestione amministrativa.

Simona, che utilizza un gestionale prodotto da una delle software house associate ad AssoSoftware, gli consegna le credenziali per usare un vero e proprio strumento di fatturazione in cloud con il quale Antonio può accedere alla propria posizione, personalizzare il proprio profilo, scegliere la configurazione dell’homepage, caricare documenti, creare e inviare le proprie fatture attive e monitorare lo stato di quelle passive.

Simona, sempre grazie al gestionale, può tenere sotto controllo tutti i dati relativi al B2B dei suoi clienti e gestire l’adempimento conto terzi per i clienti che le delegano questa incombenza.

Passato l’entusiasmo iniziale, Antonio scopre ben presto quanto sia difficile dedicarsi all’attività amministrativa mentre si è presi dal proprio lavoro: una telefonata inaspettata o un’urgenza in cantiere (cose tipiche del suo lavoro) ed ecco che il commercialista ritorna indispensabile. Attraverso la condivisione dello stesso strumento Simona può infatti recuperare quanto è stato fatto da Antonio e portarlo a termine: selezionando il cliente Antonio nel portale, Simona ha accesso a tutte le informazioni necessarie, vede i documenti caricati, gli ordini ricevuti, le fatture che Antonio ha già creato e quelle che deve ancora completare.

Con la fatturazione elettronica tra privati, il rapporto tra il professionista e i suoi clienti, anche i più semplici, cambierà e ne uscirà ancora più rafforzato.

 

STANDARD DI CODIFICA E ASSOINVOICE

Da AssoSoftware due strumenti gratuiti per moltiplicare i vantaggi della fattura elettronica

Il percorso virtuoso, che inizia con la fatturazione elettronica, necessita di supporti che permettano a tutti i soggetti, in base alla loro dimensione, alle specifiche esigenze gestionali e al loro grado di informatizzazione, di cogliere i benefici della digitalizzazione dei processi aziendali. AssoSoftware ha messo a disposizione del mercato due strumenti gratuiti per accompagnare le imprese senza dimenticare per strada intermediari, piccole e micro-imprese.

Lo Standard di codifica come motore dell’integrazione.

Il primo strumento è lo Standard di codifica della fatturazione elettronica, già disponibile da giugno 2017, che rende interoperabili i software aziendali e il più possibile automatica l’acquisizione delle fatture di acquisto ai fini gestionali, contabili e IVA, senza gravare però sull’operatore che emette i documenti e senza obbligare la software house a modificare il proprio applicativo nell'operatività di tutti i giorni. In pratica è un arricchimento del tracciato Ministeriale, noto come FatturaPA, all’interno del quale, utilizzando una specifica area parametrica, sono state inserite delle codifiche condivise tra tutte le software house. Nella fase di ciclo passivo, grazie alle nuove codifiche e appositi algoritmi, il contenuto della fattura viene interpretato in modo automatico, riducendo, fino a eliminarlo, l’intervento manuale dell’operatore.

Da sottolineare che le tabelle e le codifiche standardizzate sono comunque indipendenti dalla specifica sintassi utilizzata nel tracciato FE e quindi potranno essere inserite anche in un futuro, non così lontano, linguaggio standard europeo.

Lo standard di codifica della fattura elettronica, di cui AssoSoftware garantisce il mantenimento e lo sviluppo futuro, viene quindi proposto al mercato come un contributo aggiuntivo e originale dell’ecosistema delle software house a cui tutti possono aderire con l’obiettivo ultimo di semplificare la vita alle aziende e agli operatori.

AssoInvoice, fattura a prima vista.

Il secondo, AssoInvoice, già disponibile da aprile 2018, è un tool che risolve, per chi non è ancora dotato di un software gestionale, il problema della lettura del formato XML con cui viene emessa e trasmessa la fattura elettronica. È, infatti, lo specifico foglio di stile, appositamente realizzato da AssoSoftware, che traduce il formato XML, ovvero una sequenza di dati e tag, e rende comprensibile e familiare il contenuto della fattura elettronica e degli eventuali allegati, altrimenti di difficile lettura.

AssoInvoice, che consente a tutti gli operatori economici, e perfino ai privati, di beneficiare dell’innovazione digitale, continuando però a vedere le fatture nel modo abituale, è gratuito e liberamente scaricabile dal sito dell’Associazione.

 

GLI HUB ACCREDITATI: LA SOFTWARE HOUSE GARANTE DELLA TRASMISSIONE E CUSTODE DEI DATI

L’Agenzia delle Entrate, oltre ad alcuni strumenti gratuiti messi a disposizione degli utenti occasionali, ha previsto due modalità di integrazione con lo SdI: SdIFTP e SdICoop; si tratta di due forme di cooperazione applicativa tra software che permettono di costruire lato aziende utilizzatrici nuovi servizi integrati per l’invio e la ricezione dei documenti, i cosiddetti Hub accreditati.

Queste piattaforme digitali automatizzano completamente il dialogo con lo SdI, rendendo trasparente la complessità tecnica e permettendo l’attivazione di nuovi servizi accessibili direttamente dal gestionale dell’impresa. Individuata la base tecnologica è possibile scegliere, ad esempio, tra diversi pacchetti in base al numero dei documenti che si prevede di dover gestire nell’arco dell’anno, se inviare le fatture alla conservazione digitale o meno e se firmare o meno digitalmente, e se richiedere lo sviluppo di un portale dedicato anche ai servizi finanziari. Non esiste un’unica soluzione valida per tutti, l’importante è valutare le caratteristiche di ogni prodotto e servizio nell'ottica di una forte integrazione e della futura evoluzione digitale dell’intera organizzazione.

In questa direzione si è mossa anche AssoSoftware mettendo a disposizione delle software house associate servizi e connettori, che vanno sotto il nome di Software Hub, che permettono di costruire il proprio Hub integrato con il software gestionale offerto ai propri clienti.

Adottare la soluzione di una software house significa anche poter contare su un servizio di consulenza dedicato e continuo e su un’assistenza altamente qualificata, pronta a rispondere a domande e dubbi. Un’attenzione particolare è poi riservata alla sicurezza dei sistemi e all’accesso controllato alle informazioni secondo i migliori standard indicati dal nuovo Regolamento sulla Privacy (GDPR): i dati veicolati sono sempre sotto il controllo dell’utente titolare e memorizzati solo per il tempo strettamente necessario, a meno che non si aderisca anche al servizio di Conservazione Digitale che alcune software house offrono in qualità di Conservatori Accreditati presso l’Agenzia per l’Italia Digitale.

Clicca qui per visionare l'elenco dei soci AssoSoftware.